Možnosti identifikace laboratorních vzorků při multilaterální komunikaci IS, zajištění unikátnosti značení a spojení s elektronickou žádankou

Způsob přenosu informací o elektronickém požadavku do laboratoře prostřednictvím DS

Pro přenos elektronického požadavku do laboratoře je určen blok <lo> - odběr vzorku nebo vzorků, objednávky na vyšetření laboratorní. V rámci tohoto bloku je možné poslat informaci o libovolném počtu zasílaných transportních obalů se vzorky - <loi>. Definice uváděná v popisu DS umožňuje identifikaci řetězcem o maximální délce 15-ti znaků v několika formách viz. výňatek z popisu.

loi - informace o vzorku

Informace o jednom ze zasílaných vzorků.

{distribuováno od verze 2.01.01}

kód	T	D	V	popis uvedeného údaje	hodnota	poznámka	změny	viz
typ_znac	a	1	1	typ značení transportního obalu zasílaného do laboratoře	[LOTOZ] #			01, 02
id_loi_is	a	-15	1	označení transportního obalu zasílaného do laboratoře	volný text	ve vazbě na ”typ_znac”		02
typ_obalu	a	8	1	typ transportního obalu a přídavku	[NCLPONP] #!	vychází se z národního číselníku obalů a přídavků		03,04

…..

Poznámky, pokyny a další informace:

Doplňující informace sdělované laboratoři v bloku loi vrací laboratoř opět zpět - vše zpracované a zařazené mezi výsledky.

01:

Typ označení transportního obalu:

T = volným textem

N = číslem

B = čárovým kódem

E = elektronicky (”čipem”)

02:

Informace o označení vzorku pro laboratoř (tj. zkumavky, nádobky, sklíčka aj.), jak jej realizoval odesílatel.

Obsahuje text nebo informace o čárovém kódu atd. dle položky ”typ_znac”. Položka je povinná!!

Není (nemusí být) v přímé vazbě na laboratorní číslo vzorku.

03:

Typ obalu určuje typ zkumavky (s případným upřesněním hmoty zkumavky) a obsaženého nebo přidávaného ”media” respektive typ misky, sklíčka atd. (Dříve označováno jako ”označení nádobky a přídavku”.)

------------------------------------------------------------------------------------------------

Poznámka:

V praxi se označení čipem (loi typ_znac=“E“ ) používá minimálně, v dalším popisu tento způsob nebude uvažován.

Následující pojednání si neklade za cíl podat vyčerpávající popis všech možných řešení konstrukce identifikačního řetězce, nabízí příklady. Vzhledem ke komplexnosti problematiky to ani není možné. Text by měl pomoci všem, kteří se daný problém rozhodli řešit v praxi. Obsahuje obecné návody jak by mohla identifikace vzorku vypadat a jaká jsou úskalí jednotlivých řešení.

Před vlastním návrhem způsobu identifikace je vždy nutné promyslet:

- jakou formu bude identifikátor mít

- jaký počet vzorků (denní, roční) chci identifikovat

- k čemu všemu bude identifikátor sloužit

- kolik potencionálních zasilatelů připadá do úvahy aktuálně a jaký bude počet cca za 2-4 roky

- bude identifikace vznikat dynamicky tj. vždy v okamžiku odběru nebo bude předpřipravená tj. předem vytištěný štítek

S rostoucími požadavky sice roste komfort práce laboratorního personálu, ale také čas implementace a v neposlední řadě i cena celkového řešení.

Pokud má identifikátor sloužit k prostému manuálnímu převodu elektronické žádanky vytvořené v komunikujícím IS do LIS postačí numerický či alfanumerický řetězec. Ten laborantka přepíše do LIS a vykoná tak pouze akci převodu. Takové řešení práci v laboratoři významně zrychlí (zrychlí se zadávání údajů) a navíc je cenově nejméně náročné.

Pokud má být identifikace na primárním obalu použita i při komunikaci LIS-analyzátor, musí mít formu čárového kódu. Řešení je z hlediska práce personálu komfortnější, ale také výrazně dražší.

Vedle vyšší náročnosti teoretického rozboru realizace a následných úprav SW aplikací jsou zde i nezanedbatelné vedlejší náklady, hlavně realizace tisku štítků s čárovými kódy.

Jak volit délku identifikátoru id_loi_is

Prvotní otázkou je zda bude mít identifikátor pouze formu psaného text (ať již čistě numerického či alfanumerického) nebo formu čárového kódu, který je pak dále využíván pro komunikaci s analyzátory.

a/ psaný text

Délka je dána pouze domluvou komunikujících stran tak, aby byla zajištěna unikátnost (viz níže). Identifikátor by měl být co možná nejkratší, protože se předpokládá jeho manuální přepis do laboratorního informačního systému.

b/ čárový kód

Při použití čárového kódu jsou vedle unikátnosti další omezující faktory, které je nutné brát na zřetel, aby bylo značení pro laboratoř přínosné. Pokud bude identifikace použita, vedle převodu elektronické žádanky do LIS, také pro komunikaci s analyzátory, je nutné zjistit maximální délku akceptovanou všemi uvažovanými zařízeními. Vedle délky je nutné ověřit i typy čárových kódů, které jsou analyzátory schopné číst. Dalším faktorem, který může být limitující, je velikost (délka) používaných obalů (zkumavek). Na obal se bude lepit štítek s čárovým kódem a tak je nutné ověřit, zda je identifikační řetězec o zvolené délce možné vytisknout na tento štítek ve zvoleném typu čárového kódu. Navíc musí být ověřeno, že jsou kódy ze štítků skutečně čteny. Různé přístroje totiž vyžadují různě velké bílé okraje před vlastním kódem. Tak se může stát, že kód je sice celý vytištěn, ale zabírá téměř celou plochu štítku a stává se tak pro některé analyzátory nečitelným. Informace o podmínkách čtení kódu analyzátorem bývá obvykle součástí dodané dokumentace.

Zajištění unikátnosti id_loi_is

Komunikace LIS s jedním IS

Zásadní otázkou je počet komunikujících stran. Nejjednodušším případem je komunikace laboratorního informačního systému pouze s jedním IS např. s NIS ve vlastní nemocnici.

Při použití textového označení je situace velmi jednoduchá. Identifikační řetězec je manuálně přepisován do LIS, k žádné jiné akci neslouží a tak je riziko minimální. Je proto obvykle volen krátký zápis číselné řády označující žádanky z NIS např.1,2,3 který se po určité době může opakovat. Jinou možností je zápis číslo žádanky z NIS / den např. 1/8, 2/8 a další den 1/9, 2/9. Délka musí zaručit unikátnost a zároveň dostatečnou rychlost přepisu tj. čím kratší tím lépe. Tyto dva protichůdné požadavky tedy musí v místních podmínkách najít kompromis.

V případě použití značení čárovým kódem je situace jiná. Ve srovnání s textem zde není požadavek co nejkratšího řetězce. Volí se taková délka, aby byl kód unikátní v co nejdelším časovém úseku. S ohledem na funkci kódu jako komunikačního prostředku s analyzátory je tato doba dána maximální možnou dobou skladování vzorku v laboratoři. Pokud tedy byla podle předešlého popisu nalezena optimální délka řetězce stačí již jen domluva dodavatelů LIS a NIS na jeho obsahu. DS obsah identifikátoru nijak blíže nespecifikuje, protože je vždy nutné brát ohled na místní poměry.

Např. optimální délka byla zvolena do 10 znaků, identifikátor může mít formu:

(délka 10-ti znaků je obvyklá na většině přístrojů a proto na ní budou v další textu demonstrovány možnosti použití. Modernější přístroje mají schopnost akceptovat 13,14,15 a více znaků. Pokud celý systém dovoluje použití delšího identifikátoru všechny níže uvedené možnosti se „zvětšují“)

a/ bez dalšího vnitřního členění

1,2,3

000000001, 0000000002, 0000000003

100000001, 1000000002, 1000000003

apod.

b/ s vnitřním členěním např. S – označením statimu, R – označení rutiny

1S, 2S, 1R

S000000001, S000000002, R000000001

Je nutné pamatovat na to, že identifikace zasílané z NIS by neměly kolidovat s identifikacemi, které bude pro neelektronicky požadované vzorky generovat LIS. I tyto vzorky musí mít štítek kvůli komunikaci s analyzátorem, který se nesmí s žádným dalším shodovat, jinak by mohli dojít k záměně výsledků různých pacientů. Proto je vhodnější volit zcela odlišnou strukturu někdy i délku štítků generovaných LIS a NIS. Zvláště je nutné dávat pozor na použití jednoduché číselné řady 1,2,3… , zde je kolize velmi pravděpodobná, protože většina LIS používá toto označení pro zjednodušení práce se vzorky z aktuálního dne.

Zajištění unikátnosti po dostatečně dlouhou dobu je možné buď vysokou číselnou řadou nebo zakomponováním datumového označení přímo do řetězce.

Například počet vzorků přijímaných laboratoří za kalendářní rok je cca 500 000. Pokud bude zvolena 10-místná identifikace může být číselný řetězec inkrementován pro každý další vzorek teoreticky po dobu 20 000 let (rozsah značení 0000000001 – 9999999999 teoretický počet roků 999999999/500000). Taková identifikace má sice vysokou kapacitu, ale zase malou výpovědní hodnotu. Ta se dá získat zmíněným zabudováním datumového označení .

Příklad označení 1 vzorku z NIS ze dne 1.1.2004:

0001010104 popř. 0000101014

Kapacita obou identifikací se sice ve srovnání s čistě číselným řetězcem řádově snížila ( u prvního značení je unikátnost udržena 100 let při 9999 vzorcích denně, u druhého 10 při 99999 vzorcích denně), ale pro běžnou praxi je zcela postačující. Opakování identifikace po 100 resp. 10 letech je dostatečnou ochranou proti záměně vzorku. Navíc má personál laboratoře jednoduchý přehled o tom zda je vzorek z aktuálního dne či nikoliv a jaký je přesný datum náběru.

Komunikace LIS s více IS

Pokud je zde více komunikujících informačních systémů s LIS, je situace o poznání komplikovanější. Všechny dříve popsané pravidla musí být respektována všemi zasílajícími SW aplikacemi, aby byla vyloučena kolize v přijímajícím LIS.

V případě použití číselného řetězce tedy musí dojít k rozdělení rozsahu(ů). U dvou zasílajících a 10-ti místné identifikaci stačí určit, že jeden značí v intervalu 0000000001-5000000000 a druhý 5000000001-9999999999. U více zasílajících je postup analogický, dělí se na více intervalů. Dostateční kapacita co do počtu vzorku i počtu zasílajících IS zůstává (10000 zasilatelů a pro každého 1000000 vzorků). I zde se však lehce ztrácí informace od koho vzorek je a z kterého dne tj. informace, které v určitých situacích laboratorní personál potřebuje.

Při zabudování datumového řetězce dochází ke snížení identifikační kapacity. Při prezentaci datumu 6-ti znaky (1.1.2014 = 010104) zbývají pouze 4 tj. 9999 žádanek na jeden kalendářní den a všechny zasilatele, při prezentaci 5-ti znaky (1.1.2004 = 01014) zbývá 5 znaků tj. 99999 žádanek na jeden kalendářní den a všechny zasilatele. Obě čísla se na první pohled zdají dostatečná, ale vyššímu počtu zasilatelů (např. praktičtí lékaři spádové oblasti) by první varianta nemusela stačit. Také by se mohlo stát, že původně přidělené intervaly by nemusely pokrýt potřeby některých zasilatelů. Pak by musely být upraveny a to by vše mohlo vyvolat nutnou změnu v aplikacích všech zasilatelů, která by mohla být velmi komplikovaná jak časově tak i organizačně. Proto je nutné již na začátku stanovit dostatečné dimenze pro jednotlivé účastníky komunikace. Podle poznatků z praxe lze jednotlivé zasilatele rozdělit do dvou skupin na ty co:

a/ posílají velké množství vzorků (stovky až tisíce denně)

b/ posílají do 100 vzorků denně

Z obecného řetězce XXXXX01014 zbývá 5 znaků. Při použití značení jednotlivých zasilatelů písmeny lze získat prostor pro a/ 52 (A-Z,a-z) s denní kapacitou 9999 vzorků a současně b/ 2704 (52x52) s denní kapacitou 999 vzorků.

Příklady konstrukcí identifikátoru:

Zasilatelé a/ kapacita 9999 vzorků denně

A000101014, A000201014…… A999901014

B000101014, B000201014……. B999901014

…..

..…

Z000101014, Z000201014……. Z999901014

…..

..…

z000101014, z000201014……. z999901014

Zasilatelé b/ kapacita 999 vzorků denně

AA00101014, AA00201014……. AA99901014

AB00101014, AB00201014……. AB99901014

….

Aa00101014, Aa00201014……. Aa99901014

Ab00101014, Ab00201014……. Ab99901014

….

zy00101014, zy00201014……. zy99901014

zz00101014, zz00201014……. zz99901014

Pozor! Pokud se rozhodnete pro značení čárovým kódem a podmínky vám dovolují použití jen CODE39 (např. starší typ analyzátoru, který jiný kód nepodporuje), zužuje se popsaná varianta na 26 resp. 676 zasilatelů. CODE39 nepodporuje malá písmena.

Jak je z uvedených příkladů patrné, existuje bezpočet možností jak kombinovat význam různých znaků v řetězci. Přesto, že se popis DS zmiňuje pouze o unikátnosti a žádným způsobem nepředepisuje vnitřní členění a délku je jasné, že zabudování určité logiky do identifikátoru je ku prospěchu práce laboratorního personálu. S strukturovaným řetězcem se dá pracovat jak vizuálně (pracovníkovi je jasný význam jednotlivých znaků) nebo v rámci automatických procedur v laboratorním informačním systému.

Při rozhodování je nutné předvídat možnosti změn co do počtů jak vzorků tak účastníků komunikace. Vždy je lepší systém dimenzovat na násobně vyšší požadavky než jsou aktuální. Pak je zaručena neměnnost stavu pro delší období.

(Zpracoval: P. Stávek)