Indikátory řízení kvality dokumentace

Norma ČSN EN ISO 15189:2013 požaduje v kap. 4.14.7 plánované sledování indikátorů kvality

preanalytické, analytické a postanalytické fáze. V poznámce se dále doporučuje sledovat i indikátory kvality

postupů mimo laboratorní vyšetření, např. efektivita systému řízení dokumentace. Cílem této sady indikátorů

kvality řízení dokumentace je poskytnout:

· automatizovaný manažerský nástroj, který vypovídá o nastaveném systému řízení dokumentace,

· měřitelný důkaz, že daný proces je v pořádku a je funkční.

U některých indikátorů je přidáno čtyřstupňové hodnocení:

· optimální = proces je zaveden na vynikající úrovni, není potřeba nic měnit

· vyhovující = proces je zaveden na skvělé úrovni, není potřeba nic měnit

· minimální = proces je zaveden, ale je vhodné se zaměřit na jeho optimalizaci

· nevyhovující = proces není řádně zaveden, mělo by se přijmout nápravné opatření

Přehled indikátorů, které hodnotí kvalitu procesu řízení dokumentace ve vaší laboratoři.

Při vytváření přehledu se použije z nastavení filtru v tiskovém dialogu pouze filtr podle gesce.

Pokud pracujete s dokumenty vybrané skupiny (např. "Formuláře"), bude přehled počítat pouze s dokumenty vybrané skupiny. Pracujete-li se všemi dokumenty SLP (volba "Dokumenty SLP" v menu "Dokumenty a texty"), budou do přehledu zahrnuty všechny dokumenty SLP.

Všechny níže popsané indikátory nepočítají s repetitorii a s dokumenty v archivu.

Ukázka tiskové sestavy:

Přehled indikátorů, jejich význam a popis konstrukce:

1. Počet dokumentů v SLP

Počet všech dokumentů v SLP bez ohledu na jejich stav a platnost.

2. Poměr papírové a elektronické dokumentace (podle počtu výtisků)

Poměr, kde

čitatel = počet všech výtisků schválených dokumentů (dle rozdělovníků)

jmenovatel = počet všech schválených dokumentů SLP bez ohledu na jejich platnost

3. Počet dokumentů, které nejsou schváleny více než 1 rok od poslední aktualizace

V prvním řádku výsledku je celkový počet dokumentů, které nejsou schváleny více než 1 rok od poslední aktualizace.

V druhém řádku je procentuální poměr (100 * poměr), kde

čitatel = počet dokumentů, které nejsou schváleny více než 1 rok od poslední aktualizace

jmenovatel = počet všech dokumentů v SLP

Ve třetím řádku je hodnocení indikátoru podle procentuálního poměru ve druhém řádku dle níže uvedené tabulky:

< 5 % = optimální

5 – 10 % = vyhovující

10 – 15 % = minimální

15 – 20 % = nevyhovující

4. Počet schválených dokumentů v SLP

V prvním řádku výsledku je celkový počet všech schválených a platných dokumentů.

.V druhém řádku je procentuální poměr, kde

čitatel = počet všech schválených a platných dokumentů

jmenovatel = počet všech platných dokumentů, které nejsou novou verzí některého ze schválených dokumentů (viz označení "V" v seznamu dokumentů)

Ve třetím řádku je hodnocení indikátoru podle procentuálního poměru ve druhém řádku dle níže uvedené tabulky:

> 90 % = optimální

90 – 80 % = vyhovující

80 – 70 % = minimální

70 – 60 % = nevyhovující

Poznámka:

Dokument je platný, pokud buď

1. ještě není schválený

2. je již schválený, je aktuální a platný s ohledem na data "platí od" a "platí do") - viz stav dokumentu

5. Počet dokumentů s platnou revizí

V prvním řádku výsledku je celkový počet všech schválených dokumentů, které nebyly dosud revidovány nebo poslední revize dokumentu je dosud platná (datum příští revize dokumentu dosud nenastalo).

.V druhém řádku je procentuální poměr, kde

čitatel = počet všech dokumentů s platnou revizí

jmenovatel = počet všech schválených dokumentů SLP

Ve třetím řádku je hodnocení indikátoru podle procentuálního poměru ve druhém řádku dle tabulky uvedené pro indikátor 4.

6. Počet dokumentů s požadavkem na přečtení

Tento indikátor se v přehledu objeví pouze, pokud používáte EŘD.

V prvním řádku výsledku je počet dokumentů, jejichž aktuální verze byla poslána uživatelům SLP k přečtení.

.V druhém řádku je procentuální poměr, kde

čitatel = počet dokumentů, jejichž aktuální verze byla poslána uživatelům SLP k přečtení

jmenovatel = počet všech schválených dokumentů SLP

Ve třetím řádku je hodnocení indikátoru podle procentuálního poměru ve druhém řádku dle tabulky uvedené pro indikátor 4.

7. Počet dokumentů se splněnými požadavky na přečtení

Tento indikátor se v přehledu objeví pouze, pokud používáte EŘD.

V prvním řádku výsledku je počet dokumentů, jejichž aktuální verze byla poslána uživatelům SLP k přečtení a všichni uživatelé přečtení dokumentu potvrdili..

.V druhém řádku je procentuální poměr, kde

čitatel = počet dokumentů, jejichž aktuální verze byla poslána uživatelům SLP k přečtení a všichni uživatelé přečtení dokumentu potvrdili.

jmenovatel = počet dokumentů, jejichž aktuální verze byla poslána uživatelům SLP k přečtení

Ve třetím řádku je hodnocení indikátoru podle procentuálního poměru ve druhém řádku dle tabulky uvedené pro indikátor 4.

8. Počet dokumentů, které jsou neplatné, ale nebyly přesunuty do Archivu

V prvním řádku výsledku je počet všech neplatných dokumentů, které nebyly přesunuty do archivu

.V druhém řádku je procentuální poměr, kde

čitatel = počet všech neplatných dokumentů, které nebyly přesunuty do archivu.

jmenovatel = počet všech schválených dokumentů SLP

Ve třetím řádku je hodnocení indikátoru podle procentuálního poměru ve druhém řádku dle tabulky uvedené pro indikátor 3.

Poznámka:

Dokument je neplatný, pokud je již schválený, je neaktuální nebo neplatný s ohledem na data "platí od" a "platí do") - viz stav dokumentu

9. Průměrná doba kontroly dokumentu (ve dnech)

Průměrná doba od založení dokumentu do jeho kontroly (ve dnech) pro zkontrolované a platné dokumenty

Průměrná doba kontroly je poměr, kde

čitatel = pro zkontrolované a platné dokumenty - součet lhůt od založení do zkontrolování dokumentu

jmenovatel = počet všech zkontrolovaných a platných dokumentů.

10. Průměrná doba schválení dokumentu (ve dnech)

Průměrná doba od kontroly do schválení dokumentu (ve dnech) pro schválené a platné dokumenty

Průměrná doba schválení je poměr, kde

čitatel = pro schválené a platné dokumenty - součet lhůt od kontroly do schválení dokumentu

jmenovatel = počet všech schválených dokumentů SLP

11. Průměrný počet změn v dokumentech (za poslední rok)

Průměrný počet změn provedený za den ve všech schválených platných dokumentech v uplynulém roce (365 dní zpět)

Průměrná počet změn je poměr, kde

čitatel = počet všech změn provedených ve všech schválených platných dokumentech v uplynulém roce (365 dní zpět)

jmenovatel = 365 (počet dní v roce)

12. Průměrná doba kontroly změn v dokumentech (ve dnech)

Průměrná doba od založení do kontroly změny nebo revize dokumentu (ve dnech) pro schválené a platné dokumenty

Průměrná doba kontroly změny (revize) je poměr, kde

čitatel = pro schválené a platné dokumenty a všechny v nich provedené a zkontrolované změny - součet lhůt od založení změny do kontroly změny dokumentu

jmenovatel = počet všech zkontrolovaných změn ve všech schválených a platných dokumentech SLP

13. Průměrná doba schválení změn v dokumentech (ve dnech)

Průměrná doba od kontroly do schválení změny nebo revize dokumentu (ve dnech) pro schválené a platné dokumenty

Průměrná doba schválení změny (revize) je poměr, kde

čitatel = pro schválené a platné dokumenty a všechny v nich provedené a schválené změny a revize - součet lhůt od kontroly do schválení změny dokumentu

jmenovatel = počet všech schválených změn ve všech schválených a platných dokumentech SLP