Stav dokumentu, životní cyklus, opravy a změny

Nově založený dokument je označovaný jako "rozpracovaný" (stav "1") až do okamžiku, kdy jej jeho autor označí jako "dokončený" (stav "2"). Pracovník oprávněný jeho kontrolou vyznačí stav "zkontrolováno" ("3"), jeho kód a datum tohoto aktu se zaznamená k dokumentu. Následně může být dokument schválen a zaveden do praxe s uvedením datumu jeho platnosti (od kdy a případně i do kdy včetně uvedení intervalu revizí) a s kódem pracovníka, který vyznačil stav "schváleno" (stav "4"). Schválený dokument je považovaný za aktuální. Dokumenty řízené musí být označené jako "schválené" = "aktuální", ostatní mohou dlouhodobě zůstat jako "zkontrolované" (zkontrolované lze opravovat bez nutnosti zápisů změn, schválené již nelze prostě smazat a podléhají specifickým pravidlům práce s nimi). Každá změna, která je prováděna v schváleném dokumentu, musí být patřičně dokumentována - při ukládání změněného dokumentu je nabízen dialog pro popis příslušných změn, změny jsou evidovány, zobrazovány a dále patřičně zpracovávány.

Schválený dokument bude považován za aktuální až do okamžiku, kdy bude označen jako "neaktuální" a následně pak může být přesunut do řízeného archivu.

Informace o stavu dokumentu (a další funkce - viz help) nabízí tlačítko "Stav".

Informace o průběžně zapisovaných změnách ve schváleném dokumentu nabízí tlačítko "Změny".