Vytvoření nové verze dokumentu

Pokud je v dokumentu již realizována řada změn a jejich seznam se stává nepřehledným nebo je vhodné dokument výrazněji přepracovat, lze s výhodou použít funkce pod tlačítkem "Nová verze".

Při založení nové verze dokumentu jsou možné dva postupy:

1. při založení nové verze dokumentu bude stará verze dokumentu ihned označena jako neaktuální a případně uložena do archivu

2.  při založení nové verze dokumentu zůstane stará verze dokumentu aktuální a platná. Jako neaktuální bude označena až po schválení nové verze dokumentu

Jaký postup bude použit závisí na nastavení přepínače "zal. nové verze dok. - stará verze do archivu až po schválení nové" v počátečním nastavení systému, záložce "Dokumenty - 1".

V případě postupu 1 se nejprve objeví dotaz

Po odpovědi Storno bude založení nové verze dokumentu ukončeno. Po odpovědi OK se objeví dotaz na uložení stávajícího stavu dokumentu do archivu.

Po odpovědi OK bude stávající stav dokumentu uložen do archivu. Po uložení se objeví hláška s potvrzením uložení stávajícího stav dokumentu uložen do archivu a novým klíčem dokumentu v archivu.

Po odpovědi Storno nebude stávající stav dokumentu uložen do archivu

Následně bude vytvořena nová verze aktuálního dokumentu. Bude zvýšeno číslo verze, stav dokumentu nastaven na "rozpracováno" a smazány záznamy o změnách v dokumentu.

V případě postupu 2 se objeví dotaz

Po odpovědi Ano bude založena nová verze dokumentu. Stará verze dokumentu zůstane aktuální a do archivu uložena nebude. K zneaktuálnění staré verze dokumentu a jejímu uložení do archivu dojde až po schválení nové verze dokumentu. V mezidobí tak budou existovat dvě verze dokumentu - stará dosud platná verze a nová ještě neplatná verze. Protože tento stav přináší spoustu technických komplikací, je doporučeno již do staré verze dokumentu vůbec nezasahovat. Taktéž v dokumentech, seznamech, odkazech na SOP atd. nepoužívejte odkaz na novou verzi dokumentu. Po schválení nové verze dokumentu tato automaticky převezme odkazy a ostatní vazby, které byly spojeny se starou verzí dokumentu.

Nová verze dokumentu může být vytvářena v libovolný vhodný čas, podle potřeby. Nemusí mít vztah k revizi.