Elektronické řízení dokumentace (EŘD) pro aktuální dokument (technický popis)

Viz též:

Dialog "Elektronické řízení dokumentace" (tlačítko EŘD v dialogu pro práci s dokumenty) je nejdůležitějším nástrojem pro autora dokumentu v rámci elektronického řízení dokumentace. V tomto dialogu má k dispozici všechny nástroje pro práci s dokumentem v rámci elektronického řízení dokumentace. Vzhled dialogu je variabilní. Závisí na úrovni přístupových práv autora, stavu dokumentu, stavu změn a revizí dokumentu a na stavu procesu elektronického řízení dokumentace pro dokument. Dialog obsahuje vždy pouze nabídky, které jsou smysluplné. Po každé provedené akci v rámci EŘD je vzhled dialogu aktualizován.

Přístupová práva

Dialog je určen pro autory dokumentů (přístupová práva SLC, SLD)

Poznámka:

Pokud je dokument neplatný nebo neaktuální, je dialog "Elektronické řízení dokumentace" přístupný pouze pro správce dokumentace. Nejsou přístupné žádné nástroje pro práci s dokumentem, pouze ve spodní části dialogu jsou přístupná tlačítka "K přečtení", "Knihovna" a "Požadavky". Jejich funkčnost je ale omezena - lze je použít pouze k tisku seznamů.

Popis Dialogu

Vzhledem k variabilitě dialogu je nejprve uveden tvar dialogu se všemi volbami (z vývojového prostředí) a následně několik ukázek dialogu:

Ukázka dialogu - dokument ve stavu "dokončeno"

Ukázka dialogu - dokument ve stavu "zkontrolováno"

Ukázka dialogu - dokument ve stavu "schváleno", proběhla dosud nezkontrolovaná nebo neschválená změna dokumentu

Popis obsahu dialogu dle tvaru z vývojového prostředí

Označení - kód - kód dokumentu.

Kód dokumentu nelze editovat.

Stav - stav dokumentu

Stav dokumentu nelze editovat.

Volby pro dokument ve stavu "rozpracováno"

odeslat rozpracovaný dokument k přečtení vybraným autorům - po aktivaci volby se objeví dialog pro odeslání rozpracovaného dokumentu autorům k přečtení. V rámci dialogu vyberte autory, kterým má být rozpracovaný dokument odeslán k přečtení, zadejte urgentnost požadavku, termín pro jeho zpracování a případně poznámku autorům, kteří budou dokument číst. Tlačítkem "OK" odešlete požadavek vybraným autorům.

poslat autorovi dokumentu poznámku k dokumentu - po aktivaci volby se objeví dialog

Zde můžete napsat zprávu, která bude pomocí EŘD odeslána autorovi dokumentu

Poznámka:

Volba je primárně určena pro odeslání zprávy autorovi dokumentu. Můžete ale zvolit i jiného adresáta, kterému chcete zprávu poslat - adresát se vybírá z číselníku autorů

Volby pro dokument ve stavu "dokončeno"

odeslat dokončený dokument ke kontrole vybranému autorovi - po aktivaci volby se objeví dialog pro odeslání dokumentu k vykonání akce.

Volba se objeví pouze, pokud neexistuje požadavek na kontrolu dokumentu .

dokument byl již odeslán ke kontrole autorovi ... - zrušit odeslání dokumentu ke kontrole - po aktivaci volby se objeví dialog s dotazem, zda chcete zrušit odeslání dokumentu ke kontrole.

Volba se objeví pouze, pokud již existuje požadavek na kontrolu dokumentu.

dokument byl již odeslán ke kontrole autorovi ... - předat dokument ke kontrole jinému autorovi - po aktivaci volby se objeví dialog ve kterém lze zadat kód autora, kterému bude požadavek na kontrolu dokumentu předán, a případně text pro kontrolujícího autora.

Volba se objeví pouze, pokud již existuje požadavek na kontrolu dokumentu.

provést kontrolu dokumentu - po aktivaci dojde k okamžité kontrole dokumentu. Následně se objeví dotaz, zda chcete odeslat dokument ke schválení. Po odpovědi "Ano" se objeví dialog na odeslání dokumentu ke schválení.

zrušit dokončení dokumentu - po aktivaci volby se objeví dotaz

Po odpovědi "Ano" bude stav dokumentu vrácen ze stavu "Dokončeno " do stavu "Rozpracováno".

Poznámka:

Volbu má k dispozici pouze správci dokumentace a autoři, kteří mají v číselníku autorů, záložce "Přístupová práva" nastavenou logickou hodnotu "autor smí zrušit dokončení dokumentu"

poslat autorovi dokumentu poznámku k dokumentu - po aktivaci volby se objeví dialog, ve kterém můžete napsat zprávu, která bude pomocí EŘD odeslána autorovi dokumentu (viz Volby pro dokument ve stavu "rozpracováno")

Poznámka:

Volba je primárně určena pro odeslání zprávy autorovi dokumentu. Můžete ale zvolit i jiného adresáta, kterému chcete zprávu poslat - adresát se vybírá z číselníku autorů

Volby pro dokument ve stavu "zkontrolováno"

odeslat zkontrolovaný dokument ke schválení vybranému autorovi - po aktivaci volby se objeví dialog pro odeslání dokumentu k vykonání akce.

Volba se objeví pouze, pokud neexistuje požadavek na schválení dokumentu .

dokument byl již odeslán ke schválení autorovi ... - zrušit odeslání dokumentu ke schválení - po aktivaci volby se objeví dialog s dotazem, zda chcete zrušit odeslání dokumentu ke schválení (dialog je analogický dotazu na odeslání dokumentu ke kontrole - viz .Volby pro dokument ve stavu "dokončeno")

Volba se objeví pouze, pokud již existuje požadavek na schválení dokumentu.

dokument byl již odeslán ke schválení autorovi ... - předat dokument ke schválení jinému autorovi - po aktivaci volby se objeví dialog ve kterém lze zadat kód autora, kterému bude požadavek na schválení dokumentu předán, a případně text pro schvalujícího autora. (dialog je analogický dotazu na předání dokumentu ke kontrole jinému autorovi - viz .Volby pro dokument ve stavu "dokončeno")

Volba se objeví pouze, pokud již existuje požadavek na schválení dokumentu.

provést schválení dokumentu - po dotazu dojde ke schválení dokumentu. Následně se objeví dotaz, zda chcete odeslat dokument uživatelům SLP k přečtení. Po odpovědi "Ano" se objeví dialog na poslání dokumentu k přečtení a do knihovny.

Poznámka 1:

Pokud je v číselníku typů dokumentů a repetitorií pro typ dokumentu nastaven přepínač "dokument nesmí být schválen", pak se žádná z voleb pro stav dokumentu "Zkontrolováno" neobjeví.

Poznámka 2:

Pokud autor nemá právo schvalovat dokumenty, pak se mu volba "provést schválení dokumentu" neobjeví.

zrušit kontrolu dokumentu - po aktivaci volby se objeví dotaz

Po odpovědi "Ano" bude stav dokumentu vrácen ze stavu "Zkontrolováno" do stavu "Dokončeno".

Poznámka:

Volbu má k dispozici pouze správci dokumentace a autoři, kteří mají v číselníku autorů, záložce "Přístupová práva" nastavenou logickou hodnotu "autor smí zrušit kontrolu dokumentu"

Poznámka:

Volba je primárně určena pro odeslání zprávy autorovi dokumentu. Můžete ale zvolit i jiného adresáta, kterému chcete zprávu poslat - adresát se vybírá z číselníku autorů

Volby pro dokument ve stavu "schváleno"

odeslat dokument uživatelům SLP k přečtení a do knihovny - po aktivaci volby se objeví dialog pro poslání dokumentu k přečtení a do knihovny.

odeslat dokument k revizi vybranému autorovi - po aktivaci volby se objeví dialog pro odeslání dokumentu k vykonání akce.

Volba se objeví pouze, pokud neexistuje nezkontrolovaná nebo neschválená revize dokumentu a neexistuje požadavek na revizi dokumentu.

dokument byl již odeslán k revizi autorovi ... - zrušit odeslání dokumentu k revizi - po aktivaci volby se objeví dialog s dotazem, zda chcete zrušit odeslání dokumentu k revizi (dialog je analogický dotazu na odeslání dokumentu ke kontrole - viz .Volby pro dokument ve stavu "dokončeno")

Volba se objeví pouze, pokud neexistuje nezkontrolovaná nebo neschválená revize dokumentu a existuje požadavek na revizi dokumentu.

dokument byl již odeslán k revizi autorovi ... - předat dokument k revizi jinému autorovi - po aktivaci volby se objeví dialog ve kterém lze zadat kód autora, kterému bude požadavek na revizi dokumentu předán, a případně text pro revidujícího autora. (dialog je analogický dotazu na předání dokumentu ke kontrole jinému autorovi - viz .Volby pro dokument ve stavu "dokončeno")

Volba se objeví pouze, pokud neexistuje nezkontrolovaná nebo neschválená revize dokumentu a existuje požadavek na revizi dokumentu.

provést revizi dokumentu - po aktivaci volby se objeví dialog pro zadání údajů o revizi dokumentu.

Volba se objeví pouze, pokud neexistuje nezkontrolovaná nebo neschválená revize dokumentu.

Poznámka 1:

Pokud je v číselníku typů dokumentů a repetitorií pro typ dokumentu nastaven přepínač "dokument nesmí být schválen", pak se žádná z voleb pro stav dokumentu "Schváleno" neobjeví.

Poznámka 2:

Pokud není v číselníku typů dokumentů a repetitorií pro typ dokumentu nastaven přepínač "řízený dokument" a v počátečním nastavení systému je nastaven přepínač "proces revize dokumentů uplatnit pouze na řízené dokumenty", pak se žádná z voleb týkající se revize dokumentu neobjeví.

Poznámka:

Volba je primárně určena pro odeslání zprávy autorovi dokumentu. Můžete ale zvolit i jiného adresáta, kterému chcete zprávu poslat - adresát se vybírá z číselníku autorů

Pokud pro schválený dokument existují nezkontrolované nebo neschválené změny nebo revize, objeví se pod seznamem voleb pro schválený dokument tabulka se seznamem nezkontrolovaných nebo neschválených změn nebo revizí. Každá změna nebo revize v seznamu má na konci řádku tlačítko "Kont., schv.", pomocí kterého se dostanete do dialogu pro práci s změnami a revizemi. Tvar tohoto dialogu je variabilní. Proto je nejprve uveden tvar dialogu se všemi volbami (z vývojového prostředí) a následně ukázka dialogu.

Poznámka:

Po každé provedené akci v rámci EŘD je vzhled dialogu aktualizován.

Tvar dialogu pro práci s nezkontrolovanými a neschválenými změnami a revizemi (z vývojového prostředí)

Ukázka dialogu pro práci se změnami- změna není dosud zkontrolována

Popis obsahu dialogu dle tvaru z vývojového prostředí

Modře podbarvená needitovatelná horní část dialogu obsahuje informace o změně (revizi). Spodní část dialogu obsahuje volby pro kontrolu nebo schválení změny nebo revize.

Volby pro nezkontrolovanou změnu (revizi) dokumentu

odeslat změnu (revizi) dokumentu ke kontrole vybranému autorovi - po aktivaci volby se objeví dialog pro odeslání dokumentu k vykonání akce.

Volba se objeví pouze, pokud neexistuje požadavek na odeslání změny (revize) dokumentu ke kontrole.

změna (revize) dokumentu byla již odeslána ke kontrole autorovi ... - zrušit odeslání změny (revize) dokumentu ke kontrole - po aktivaci volby se objeví dialog s dotazem, zda chcete zrušit odeslání změny (revize) dokumentu ke kontrole (dialog je analogický dotazu na odeslání dokumentu ke kontrole - viz .Volby pro dokument ve stavu "dokončeno")

Volba se objeví pouze, pokud již existuje požadavek na odeslání změny (revize) dokumentu ke kontrole.

změna (revize) dokumentu byla již odeslána ke kontrole autorovi ... - předat změnu (revizi) dokumentu ke kontrole jinému autorovi - po aktivaci volby se objeví dialog ve kterém lze zadat kód autora, kterému bude požadavek na kontrolu změny (revize) dokumentu předán, a případně text pro kontrolujícího autora. (dialog je analogický dotazu na předání dokumentu ke kontrole jinému autorovi - viz .Volby pro dokument ve stavu "dokončeno")

Volba se objeví pouze, pokud již existuje požadavek na odeslání změny (revize) dokumentu ke kontrole.

provést kontrolu změny (revize) dokumentu - po aktivaci volby dojde k okamžité kontrole změny (revize) dokumentu. Následně se objeví dotaz, zda chcete odeslat změnu (revizi) dokumentu ke schválení. Po odpovědi "Ano" se objeví dialog na odeslání změny(revize) dokumentu ke schválení.

Poznámka:

Volby pro neschválenou změnu (revizi) dokumentu

odeslat změnu (revizi) dokumentu ke schválení vybranému autorovi - po aktivaci volby se objeví dialog pro odeslání dokumentu k vykonání akce.

Volba se objeví pouze, pokud neexistuje požadavek na odeslání změny (revize) dokumentu ke schválení.

změna (revize) dokumentu byla již odeslána ke schválení autorovi ... - zrušit odeslání změny (revize) dokumentu ke schválení - po aktivaci volby se objeví dialog s dotazem, zda chcete zrušit odeslání změny (revize) dokumentu ke schválení (dialog je analogický dotazu na odeslání dokumentu ke kontrole - viz .Volby pro dokument ve stavu "dokončeno")

Volba se objeví pouze, pokud již existuje požadavek na odeslání změny (revize) dokumentu ke schválení.

změna (revize) dokumentu byla již odeslána ke schválení autorovi ... - předat změnu (revizi) dokumentu ke schválení jinému autorovi - po aktivaci volby se objeví dialog ve kterém lze zadat kód autora, kterému bude požadavek na schválení změny (revize) dokumentu předán, a případně text pro schvalujícího autora. (dialog je analogický dotazu na předání dokumentu ke kontrole jinému autorovi - viz .Volby pro dokument ve stavu "dokončeno")

Volba se objeví pouze, pokud již existuje požadavek na odeslání změny (revize) dokumentu ke schválení.

provést schválení změny (revize) dokumentu - po aktivaci volby dojde k okamžitému schválení změny (revize) dokumentu. Následně se objeví dotaz, zda chcete odeslat schválenou změnu (revizi) dokumentu uživatelům SLP k přečtení. Po odpovědi "Ano" se objeví dialog na poslání změny (revize) dokumentu k přečtení a do knihovny.

Poznámka 1:

Pokud nemá autor právo schvalovat změny a revize dokumentů, pak se žádná z voleb týkající se schválení změny (revize) dokumentu neobjeví.

Poznámka 2:

K přečteni - tlačítko zobrazí dialog pro práci se všemi požadavky na přečtení aktuálního dokumentu, které vznikly v procesu elektronického řízení dokumentace. Tlačítko se objeví pouze správci dokumentace.

Knihovna - tlačítko zobrazí dialog pro práci se seznamem uživatelů SLP, kteří mají aktuálné dokument v knihovnách.Tlačítko se objeví pouze správci dokumentace.

Požadavky - tlačítko zobrazí dialog pro práci se všemi požadavky (mimo požadavky na přečtení dokumentu), které vznikly pro aktuální dokument v procesu elektronického řízení dokumentace. Tlačítko se objeví pouze správci dokumentace.

Poznámka:

Pouze správce dokumentace má k dispozici tři výše popsaná tlačítka v plném rozsahu. Ostatní autoři nemají k dispozici nástroje pro práci s požadavky. Mohou si pouze zobrazit seznamy požadavků na dokument a případně je vytisknout.