Interval revizí dokumentů

Všechny schválené, aktuální a platné dokumenty v SLP musí být pravidelně revidovány. SLP k tomu nabízí potřebné nástroje. Důležitým nástrojem v procesu revize dokumentů je interval revize dokumentů.

Interval revize dokumentů je hodnota, která určuje periodicitu revizí dokumentu.

Interval revizí se zadává jako číslo (v měsících) a jako slovní vyjádření. Číslo musí být v počátečním nastavení vyplněno vždy, nesmí být nulové. Používá se pří stanovení data příští revize dokumentu. Slovní vyjádření musí odpovídat zadanému číslu (nepoužívá se při stanovení data příští revize dokumentu). Zobrazuje se na první stránce výtisku dokumentu.

Interval revizí dokumentů v SLP se zadává v měsících.

Interval revizí dokumentů lze nastavit na třech místech:

1. v počátečním nastavení systému, záložce "Dok.-2"

V počátečním nastavení systému se zadává interval revizí, který se použije pro všechny schválené, aktuální a platné dokumenty - s výjimkou bodů 2 a 3

Interval revizí se zde zadává zvlášť pro řízené a neřízené dokumenty. Přednastavené hodnoty intervalu revizí jsou 12 měsíců pro řízené a 24 měsíců pro neřízené dokumenty.

2. v číselníku typů dokumentů SLP a repetitorií, záložce "Detail"

V číselníku typů dokumentů SLP a repetitorií lze zadat interval revizí, který se použije pouze pro dokumenty příslušného typu.

Interval revizí v číselníku typů dokumentů SLP a repetitorií vyplňte pouze v případě, kdy dokumenty příslušného typu mají být revidovány v intervalu odlišném od toho, který je pro ně nastaven v počátečním nastavení. Jinak zde vyplňte hodnotu 0, případně "nevyplněno" (0 nebo nevyplněno znamená, že se použije interval revizí nastavený na vyšší úrovni - v tomto případě interval revizí z počátečního nastavení).

3. v dialogu "Stav dokumentu" (vyvolá se tlačítkem "Stav" v záložce "Definice" nebo "Seznam")

V dialogu "Stav dokumentu" lze zadat interval revizí, který se použije pouze pro aktuální dokument,

Interval revizí ve stavu dokumentu vyplňte pouze v případě, kdy aktuální dokument má být revidován v intervalu odlišném od toho, který je pro ně nastaven v počátečním nastavení, případně v číselníku typů dokumentů SLP a repetitorií. Jinak zde vyplňte hodnotu 0, případně "nevyplněno" (0 nebo nevyplněno znamená, že se použije interval revizí nastavený na vyšší úrovni - v tomto případě nejprve interval revizí vyplněný v číselníku typů dokumentů SLP a repetitorií (pokud je nenulový), jinak interval revizí z počátečního nastavení).

Poznámka:

V dialogu "Stav" je tlačítko "Interval revizí". To vám sdělí, jaký je interval revizí aktuálního dokumentu a kde je nastaven).

Příklady

1. V počátečním nastavení je pro řízené dokumenty nastaven interval revizí = 12, v číselníku typů dokumentů i ve stavu dokumentu má interval revizí hodnotu 0

- v tomto případě se pro určení data příští revize použije interval revizí = 12 měsíců

2. V počátečním nastavení je pro řízené dokumenty nastaven interval revizí = 12, ve stavu dokumentu má interval revizí hodnotu 18.

- v tomto případě se pro určení data příští revize použije interval revizí = 18 měsíců

Upozornění

1. Interval revizí se zadává v měsících. Hodnota "1" znamená měsíce, i když ve slovním vyjádření je napsáno "ročně"

2. Pokud vám pro všechny dokumenty vyhovuje interval revizí, který je zadaný v počátečním nastavení, pak interval revizí v číselníku typů dokumentů ani ve stavu dokumentů nevyplňujte.

Duplicitní vyplnění intervalu revizí ve stavu dokumentu znamená zbytečnou práci navíc. A navíc - pokud byste v budoucnu změnili interval revizí v počátečním nastavení, budete jej muset změnit i v dialogu "Stav" pro všechny dokumenty.