Instrukce pro práci s editorem Word v systému SLP

 

 

Systém SLP využívá při psaní dokumentů a textů editoru Word, který je pro potřebu systému SLP doplněn o další funkce a naopak má redukované některé z hlediska systému SLP problematické funkce. Při používání Wordu nedochází k žádným zásahům do operačního systému počítače ani ke změnám v nastavení Wordu, změny se týkají pouze režimu psaní dokumentů a repetitorií SLP. Uživatel se pouze musí smířit s pochopitelným faktem, že jím vytvořená makra, pokud nejsou uložena v šabloně NORMAL.DOT, nebudou k dispozici při práci s Wordem v rámci systému SLP-WIN, naopak zde bude k dispozici řada maker jiných.

 

 

1. Jaké jsou podporované verze Wordu

Program SLP podporuje verze Wordu od 2000 výše.

 

 

2. Jak vyvolat Word

Při práci s dokumenty SLP či texty repetitorií vybereme dokument nebo text, který chceme prohlížet nebo zpracovávat, a stiskneme tlačítko Word, tím se zavolá editor Word s vybraným dokumentem nebo textem. Spuštěný editor Word má navíc panel nástrojů SLP, který obsahuje speciální tlačítka pro práci s dokumenty a texty. Jinak pracuje Word obvyklým způsobem. Po dobu práce editoru Word je systém SLP neaktivní. Po ukončení práce Wordu se předá řízení zpět do systému SLP, přičemž editor Word se opět ukončí. Toto ukončení je nutné, neboť Word jinak neuvolní alokovanou paměť a po několikerém zavolání Wordu by došlo k havárii sytému způsobenou nedostatkem paměti (tuto chybu způsobenou zřejmě tvůrci editoru Word jsme sice reklamovali, ale řešení jsme museli najít sami). Pokud byl Word spuštěn již před zahájením práce se systémem SLP, nevadí, SLP si Word spouští pro sebe nezávisle.

 

Poznámka:

Pokud pracujete s Wordem 2007, je panel nástrojů SLP skryt v záložce "Doplňky". Na začátku práce s dokumentem je třeba kliknout na tuto záložku, aby se panel nástrojů SLP zobrazil

 

 

3. Popis speciálních tlačítek aktivních ve Wordu při práci v rámci systému SLP

Pro práci s Wordem jsou vytvořena tato speciální tlačítka:

 

 

Pokud je dokument pouze prohlížen, je paleta tlačítek redukována.

 

Tlačítka jsou rozdělena do logicky souvisejících bloků:

a) Ukončení Wordu a uložení aktuálního stavu dokumentu

b) Tisky a náhled

c) Práce s osnovou

d) Vkládání odkazů

e) Revize

f) Práce s klíčovými slovy

g) Informace

h) Pomůcky pro opravu

i) Nápověda SLP

j) Ukončení Wordu s dotazem na uložení změn

 

Ad. a) : Konec plus uložení dokumentu (Alt+U)

Zavře dokument SLP nebo text repetitoria, uloží aktuální stav dokumentu a vrátí řízení programu SLP.

Při ukládání dokumentu by neměl být kurzor uvnitř případného vloženého obrazu (obecná nectnost Wordu)!

 

Ad. a) : Průběžně uložit (Alt+Ctrl+L)

Během práce na dokumentu umožní průběžné ukládání dokumentu do datových struktur SLP.

Při ukládání dokumentu by neměl být kurzor uvnitř případného vloženého obrazu (obecná nectnost Wordu)!

 

Ad. b) : Náhled dokumentu nebo textu (Alt+N)

Vytvoří tiskovou sestavu k příslušnému dokumentu SLP nebo textu repetitoria a ukáže ji v náhledu. Tlačítky Zavřít náhled či Zavřít náhled dokumentu SLP se vrátíme zpět do režimu opravování dokumentu. Tisková sestava je vytvořena podle nastavených tiskových atributů. Tedy obsahuje např. hlavičku, název dokumentu či textu, abstrakt, rozdělovník, intervaly revizí a další.

Z režimu náhledu máme možnost zvolit tisk prostřednictvím nabídky v menu a nebo poslat tiskovou sestavu přímo na tiskárnu se standardně nastavenými parametry tiskárny - pomocí tlačítka Tisk   Nastavení tiskárny lze realizovat mimo jiné i v systému SLP – viz menu “System”.

Volbou nabídky Soubor z hlavního menu a dále volbou Tisk lze nastavit nestandardní parametry pro tisk tiskové sestavy na vaší tiskárně. Tento postup je například vhodný pro tisk pouze určitých stránek tiskové sestavy.

Klávesou Esc se lze dostat do režimu opravování tiskové sestavy příslušného dokumentu SLP nebo textu repetitoria. Tuto možnost lze využít pro speciální výjimečné úpravy. Nezapomeňte však, že veškeré změny v tiskové sestavě, které budou v režimu opravování tiskové sestavy provedeny, nebudou automaticky přeneseny do dokumentu. Pro návrat z režimu opravování tiskové sestavy zpět do režimu práce s dokumentem lze použít přítomné pomocné tlačítko Zavřít náhled dokumentu SLP.

 

Poznámka:

Pokud je v Počátečním nastavení systému nastaven přepínač "při vytváření náhledu dokumentu zadávat číslo exempláře", objeví se před vytvořením náhledu dialog, ve kterém lze zadat číslo exepláře, To se následně objeví v hlavičce dokumentu. Pomocí volby "Tisk" z Wordu lze náhled vytisknout s tiskovými nastaveními, která nejsou přístupná při tisku dokumentu pomocí tlačítka pro tisk dokumentu (např. vytisknout dokument oboustranně).

 

 

Ad. b) : Tisk dokumentu SLP (Alt+T)

Vytvoří tiskovou sestavu SLP a pošle ji přímo na tiskárnu se standardně nastavenými parametry tiskárny. Nastavení tiskárny lze realizovat mimo jiné i v systému SLP - viz menu “System”. Tisková sestava je vytvořena podle nastavených tiskových atributů - obsahuje tedy např. hlavičku, název dokumentu či textu, abstrakt, rozdělovník, intervaly revizí a další - viz definice tiskových atributů v (v menu “Číselníky” - “Dokumenty SLP a repetitoria” - “Typy dokumentů SLP a repetitorií”). Toto nastavení je pro dokumenty připraveno pevně, uživatelé je běžně nemohou měnit. Po stisknutí tlačítka se objeví podle typu dokumentu dialog, ve kterém je možné zadat počet tisknutých kopií, případně dále číslo exempláře, od něhož se tiskne, a zda se má číslo exempláře zapisovat do hlavičky dokumentu.

 

Upozornění:

Pokud vyvoláte tisk pomocí tlačítka Tisk  z panelu nástrojů “Standardní” editoru Word nebo z hlavního menu editoru Word volbou nabídky Soubor a dále Tisk, vytiskne se vám pouze samotný (čistý) text bez hlaviček, číslování a okrajů.

 

Ad. b) : Tisk vybraného bodu osnovy (Alt+B)

Vytvoří sestavu SLP, ve které je pouze jeden vybraný bod osnovy dokumentu s titulkem “Výtah z dokumentu” a s názvem příslušného dokumentu, Sestava bude zobrazena v náhledu, ze kterého jí lze případně vytisknout.

 

Upozornění:

Systém SLP si během jednoho svého spuštění pamatuje naposledy vybraný bod osnovy a při opětovném volání této funkce ho nabízí. Není-li naposledy vybraný bod osnovy mezi body osnovy upravovaného dokumentu, standardně se nabízí první bod osnovy.

 

Ad. b) : Tisk vybraných bodů osnovy (Alt+B)

Tato volba nejprve nabídne dialog, pomocí kterého lze vybrat body osnovy. Následně vytvoří sestavu SLP, ve které budou pouze vybrané body osnovy dokumentu s titulkem “Výtah z dokumentu” a s názvem příslušného dokumentu.  Sestava bude zobrazena v náhledu, ze kterého jí lze případně vytisknout.

 

Upozornění:

Systém SLP si během jednoho svého spuštění pamatuje naposledy vybrané body osnovy a při opětovném volání této funkce je nabízí.

 

Ad. b) : Tisk doplňku (Alt+E)

Tato volba vytvoří sestavu "Doplněk" - přílohy, změnová řízení a odkazy použité v dokumentu. Sestava bude zobrazena v náhledu, ze kterého jí lze případně vytisknout.

 

Ad. c) : Vloží řádek osnovy (Alt+V)

Nabídne seznam všech bodů osnovy příslušného dokumentu SLP nebo textu repetitoria (pokud osnova existuje) a umožní výběr potřebného řádku osnovy -  vybraný řádek osnovy bude vložen na volný řádek dokumentu, na kterém právě stojí kurzor.

 

Osnovu samozřejmě není možné vkládat do řádku, ve kterém již je jiný bod osnovy a nebo ve kterém jsou skryté znaky (ve Wordu může být i znak “konec řádku” - “Enter” nastaven jako skrytý znak!).

 

Vysvětlující poznámka:

Aby byly body osnovy rozpoznatelné pro počítač, jsou označeny počátečními a koncovými symboly, které jsou v běžném režimu práce skryté. Zobrazit si je můžete stisknutím tlačítka  . Tyto symboly nesmí být poškozeny ani od textu (nadpisu osnovy) odtrženy! Korektní stav lze libovolně kontrolovat pomocí tlačítka Kontrola bodů osnovy.

 

Ad. c) : Kontrola bodů osnovy (Alt+K)

Zkontroluje, zda jsou v daném dokumentu nebo textu přítomny všechny body odpovídající osnovy a zda jsou zapsány korektně - včetně skrytých počátečních a koncových symbolů. Prochází se celý dokument respektive text a vypisují se jednotlivé chybějící body osnovy. Akci lze přerušit klávesou Esc. Pokud tato funkce hlásí, že bod osnovy neexistuje, přestože tam bod je, vymažte jej a tlačítkem Vloží řádek osnovy vložte bod osnovy znovu (jedná se většinou o body osnovy s poškozenými skrytými symboly).

 

Vysvětlující poznámka:

Poškození skrytých symbolů může vzniknout neuváženým psaním těsně za nadpis osnovy, čímž může být odtržen tento koncový symbol. K odtržení může dojít i klávesou Enter. Pokud potřebujete psát za nadpis osnovy (nebo použít “Enter”), nastavujte se na konec řádku vždy jen pomocí klávesy End! Podobně se nastavujte na začátek řádku vždy jen pomocí klávesy Home!

 

 

Ad. c) : Kontrola pořadí osnovy (Alt+P)

Zkontroluje, zda jsou body osnovy v dokumentu nebo textu ve správném pořadí určeném příslušnou osnovou. Prochází se celý dokument respektive text od začátku, najde-li se první chybějící bod osnovy, je oznámen jeho název. Po potvrzení hlášky bude kurzor nastaven na místo, na kterém má být chybějící bod osnovy. Akci lze přerušit klávesou Esc. Pokud tato funkce hlásí, že v tomto místě má být bod osnovy, přestože tam bod je, vymažte jej a tlačítkem Vloží řádek osnovy vložte bod osnovy znovu (jedná se většinou o body osnovy s poškozenými skrytými symboly - viz poznámka u tlačítka předchozího).

 

Poznámka:

Není povinností zachovávat pořadí bodů osnovy v lokálních dokumentech, ale je to velmi výhodné.

Pomocí této funkce lze přibližně vyhledat místo s chybějícím bodem osnovy hlášeným funkcí tlačítka předchozího (pokud je pořadí dodržováno).

 

 

Ad. d) : Vloží odkaz na dokumenty (Alt+D)

Nabídne seznam všech dokumentů i textů repetitorií logicky uspořádaný do skupin a následně vybraný odkaz na příslušný dokument nebo text vloží na místo, na kterém stál kurzor, případně zobrazí text vybraného odkazu ve zvláštním okně klávesou View. Lze postupně vkládat i více odkazů z jedné skupiny, přičemž vkládané odkazy jsou ukládány vždy na nový řádek. Seznam nabízených odkazů lze řadit podle názvu nebo podle klíče klávesou Dle klíče, případně Dle názvu.

 

Po vyvolání funkce si nejprve vyberte příslušnou skupinu, ze která chcete vybírat odkazy. Zobrazí se vám seznam aktuálních dokumentů (textů), ve kterém si můžete označit požadovaný řádek (myší, svislými šipkami atd.). Stisknete-li tlačítko Vložit, bude označený řádek připraven k vložení do textu. Označení a vložení lze opakovat podle potřeby. Akci ukončíte stisknutím tlačítka Konec vkládání, tím se do textu přesunou všechny požadované odkazy.

Je-li to potřebné, je u odkazu na dokument i text připojen symbol [N] nebo [L] pro označování typu dokumentu nebo textu - N = národní a L = lokální . Vkládaný odkaz na dokument respektive text je uložen ve formě klíče, který využívá počítač (zviditelní se po najetí myší na text). Označení dokumentu pro čtenáře je realizováno názvem (tzv. “kódem”) příslušného dokumentu (textu). Tento název neslouží pro počítač a proto je možné jej vhodným způsobem upravit a tak respektovat správné české tvary i logickou stavbu příslušné věty obsahující tento odkaz. Vymazáním celého viditelného textu odkazu zaniká i počítačová vazba (klíč).

Změnou textu tohoto názvu nebude vazba na příslušný dokument poškozena, neboť vazba je realizována přes uvedený skrytý klíč. Skrytý klíč nesmí být poškozen. Editovat klíč by bylo možné po vyvolání příslušné funkce stisknutím pravého tlačítka myči nad příslušným odkazem.

 

Ad. d) : Seznam odkazů (Alt+O)

Vytvoří seznam všech odkazů použitých v dokumentu v pořadí v jakém se v dokumentu vyskytují. V seznamu jsou jak odkazy na dokumenty (ty lze zobrazit), tak i odkazy na sestavy nebo položky pro hypertext (ty nelze zobrazovat)  - viz dále.

 

Ad. d) : Vloží odkaz na obecnou sestavu (Alt+G)

Nabídne seznam všech obecně připravených sestav a následně vybraný odkaz vloží na místo, na kterém stál kurzor. Lze postupně vkládat i více odkazů na sestavy, přičemž vkládané odkazy jsou na samostatném řádku. Pravidla pro vkládání jsou podobná jako při vkládání odkazů na dokumenty a texty. Pozor! Odkazy na sestavy se uplatňují pouze v případě generování hypertextů!

Tyto sestavy jsou vytvořené centrálně, uživatel je může používat ve svých hypertextech, ale nemůže zasahovat do jejich obsahu. V sestavách jsou připraveny všechny číselníky, se kterými pracuje systém SLP nebo Datový standard včetně několika typů sestav pro NČLP.

 

Ad. d) Vloží odkaz na vlastní uživatelskou sestavu typu "LP"

Nabídne seznam všech uživatelem připravených sestav a následně vybraný odkaz vloží na místo, na kterém stál kurzor. Lze postupně vkládat i více odkazů na sestavy, přičemž vkládané odkazy jsou na samostatném řádku. Pravidla pro vkládání jsou podobná jako při vkládání odkazů na dokumenty a texty. Pozor! Odkazy na sestavy se uplatňují pouze v případě generování hypertextů!

Tyto sestavy si vytváří sám uživatel a využívá je nejčastěji při tvorbě hypertextové formy Laboratorní příručky.

 

Ad. d) : Vloží odkaz na položky pro hypertext

Nabídne seznam všech komponent, lokálních položek a verifikačních protokolů připojených k lokálním položkám a následně vybraný odkaz vloží na místo, na kterém stál kurzor. Lze postupně vkládat i více odkazů na komponenty, lokální položky a verifikační protokoly, přičemž vkládané odkazy jsou vždy na samostatném řádku. Pravidla pro vkládání jsou podobná jako při vkládání odkazů na dokumenty a texty.

 

Odkaz na národní komponentu bude při generování hypertextu nahrazen tabulkou pro komponentu. Obsah národních položek pro tuto komponentu bude zobrazen pomocí formuláře " NČLP-tabulka pro kompletní popis položky ".

 

Odkaz na lokální položku bude při generování hypertextu nahrazen tabulkou pro tuto lokální položku. Obsah lokální položky bude zobrazen pomocí základního formuláře lokální položky.

 

Odkaz na verifikační protokol připojený k lokální položce bude při generování hypertextu nahrazen dokumentem s aktuálním verifikačním protokolem pro lokální položku. Pokud pro lokální položku neexistuje aktuální verifikační protokol, bude mít odkazovaný dokument prázdný obsah.

 

Ad. e) : Revize dokumentu SLP (Alt+R)

Umožňuje psaní revizí dokumentu SLP, které jsou barevně odlišené - červené.

Tlačítko přepíná mezi režimem psaní revize dokumentu (červeně) a obyčejným psaním (černě), které slouží při revizi k realizaci oprav drobných chyb a překlepů (nemusí být vyznačovány).

 

Ad. e) : Přijetí revize dokumentu SLP (Alt+Q)

Přijme text vytvořený pomocí tlačítka Revize dokumentu SLP. Všechen červený text vyskytující se v dokumentu (viz předchozí tlačítko) se převede na černý. Před akcí je zařazen kontrolní dotaz.

 

Ad. f) : Klíčové slovo (Alt+C)

Označí slovo, ve kterém stojí kurzor, jako klíčové. Pokud chcete takto označit spojení více slov, nejprve je vyberte a potom použijeme tlačítko Klíčové slovo. Je-li vybrána pouze část slova, jako klíčové slovo se označí slovo celé. Klíčové slovo je v textu zvýrazněno tučnou kurzívou. Klíčová slova mohou být v budoucnosti využívána k přípravě rejstříků a seznamů.

 

Pozor!

Nevyznačujte takto body osnovy! Nepoužívejte klíčová slova v textu bodu osnovy “Abstrakt”!

 

Upozornění:

Aby byla klíčová slova rozpoznatelná pro počítač, jsou označena počátečními a koncovými symboly, které jsou v běžném režimu práce skryté. Zobrazit si je můžete stisknutím tlačítka pro práci se skrytými znaky. Tyto symboly nesmí být poškozeny ani od textu (klíčového slova) odtrženy.

 

Ad. f) : Vyřadit klíčové slovo (Alt+I)

Odstraní označení klíčového slova z textu, ve kterém stojí kurzor. Nastavíme kurzor do klíčového slova a stiskneme tlačítko, tím se dané klíčové slovo stává opět normálním slovem.

 

Ad. f) : Seznam klíčů (Alt+L)

Vytvoří seznam klíčových slov dokumentu SLP či textu repetitoria. Tento seznam je možné setřídit dvěma možnými způsoby: abecedně či podle pořadí výskytu klíčových slov.

 

Ad. g) : Název dokumentu (Alt+Ctrl+N)

Zobrazí informaci o kódu, názvu a typu právě zpracovávaného dokumentu.

 

Ad. h) : Svázat řádky (Alt+S)

Spojí řádky vybraného textu tak, aby byly vždy na jedné stránce. Toto tlačítko je vhodné použít pro svázání řádků tabulky, přehledu apod. Pokud vyberete počet řádků větší než je počet řádků na jedné stránce, začátek bloku bude začínat na nové stránce, ale další text se rozloží podle počtu řádek na stránce. Opětovné použití tohoto tlačítka na svázané řádky tuto vazbu zruší!

 

Ad. h) : Svázat znaky (Alt+Y)

Spojí znaky vybraného textu do jednoho řetězce tak, aby při přechodu z řádku na další řádek nedošlo k roztržení textu. To znamená, že ve vybraném textu jsou všechny mezery nahrazeny pevnými mezerami a všechny pomlčky pevnými pomlčkami. Pokud je vybraný text delší než jeden řádek, začátek vybraného textu bude na začátku řádku a ostatní text se rozloží na jednotlivé řádky. Toto tlačítko je vhodné použít pro svázání znaků vzorců jak matematických tak i chemických. Používejte jej i pro svázání číselné hodnoty a za ní stojící jednotky atd.

 

Ad. h) : Převést text na fixní font (Alt+F)

Převede písmo vybraného textu na písmo Courier New, které má pevnou šířku písmen (neproporcionální písmo). Je vhodné pro provizorní tvorbu tabulek nebo pro speciální účely.

 

Ad. h) : Převést text na standardní písmo (Alt+M)

Převede písmo vybraného textu na písmo, ve kterém jsou vytvářeny texty SLP. V současné verzi jím je písmo ARIAL ve velikosti 10 pro text běžný a ve velikosti 14 pro body osnovy. Pokud jsou v textu různé typy písma, které potřebujete sjednotit, vyberte celý text (např. pomocí “Ctrl + A”) a použijte tuto funkci. Velikost a řez písma zůstanou zachovány, typy se sjednotí.

 

Ad. h) : Velikost osnovy 10 (Alt+Ctrl+X)

Nastaví velikost písma všech bodů osnovy na 10.

Současně s velikostí písma bodů osnovy mohou být změněny i další vlastnosti bodů osnovy nastavené v číselníku osnov dokumentů pomocí tlačítka "Styl" v záložce "Seznam".

 

   Ad. h) : Velikost osnovy 12 (Alt+Ctrl+X)

Nastaví velikost písma všech bodů osnovy na 12.

Současně s velikostí písma bodů osnovy mohou být změněny i další vlastnosti bodů osnovy nastavené v číselníku osnov dokumentů pomocí tlačítka "Styl" v záložce "Seznam".

Ad. h) : Velikost osnovy 14 (Alt+Ctrl+V)

Nastaví velikost písma všech bodů osnovy na 14.

Současně s velikostí písma bodů osnovy mohou být změněny i další vlastnosti bodů osnovy nastavené v číselníku osnov dokumentů pomocí tlačítka "Styl" v záložce "Seznam".

 

Ad. i) : SLP Help

Vyvolá nápovědu k rozšíření Wordu v SLP. Spustí se okno internetového prohlížeče, ve kterém bude zobrazen text, který právě čtete. Internetový prohlížeč je spuštěn nezávisle na SLP. Proto jej po skončení práce s nápovědou musíte ukončit (buď křížkem v pravém horním rohu okna nebo kombinaceí kláves Alt+F4).

 

Ad. j) : Konec s dotazem na uložení změn v dokumentu (Alt+Ctrl+B)

Zavře dokument a vrátí řízení programu SLP. Pokud došlo v průběhu práce s dokumentem ke změně obsahu dokumentu, objeví se dotaz na uložení provedených změn.

 

4. Doporučení pro práci s Wordem - nejčastější problémy a dotazy:

 

a)    Jak správně ukončit práci s dokumentem? Jestliže jste v dokumentu provedli opravy, použijte tlačítko Konec plus uložení dokumentu (Alt+U). Jestliže jste dokumentem jen listovali či z něj vybírali text do schránky, použijte tlačítko Konec bez uložení (Shift+Alt+B). Je nevhodné používat standardní tlačítko “křížek” nabízené editorem  Word, ani klávesovou kombinaci Alt+F4.

b)    Připomínáme, že při zahájení práce s dokumentem předá systém SLP řízení editoru Word a čeká na jeho ukončení. SLP se opět rozběhne, jakmile bude Word ukončen. Minimalizování Wordu není ukončením, proto se SLP nerozeběhne. SLP lze ale také minimalizovat a “odběhnout” do jiné agendy.

c)     Po dokončení dokumentu zkontrolujte, zda jste někde nepoužili pro přechod na nový řádek zbytečně klávesu Enter nebo mezery. Stiskněte si tlačítko Zobrazit nebo skrýt ¶ a tím uvidíte v textu, kde jste dali Enter (vidíte ¶) a kde jste použili mezery (vidíte tečku). Zbytečné používání mezer nebo přechodů na nový řádek je častou chybou, která znepříjemňuje další editaci textu.

d)    V dokumentech SLP se vyskytuje skrytý text, který umožňuje nadstavbové funkce nad textem. Tyto funkce pracují korektně pouze tehdy, nedojde-li k porušení kompaktnosti skrytého textu, proto je dobré dodržovat následující pravidla:

-          body osnovy nechat na samostatném řádku

-          při přidávání textu za bod osnovy postupujte tak, že nastavíte kurzor na další řádek za bodem osnovy a teprve tam začněte psát

-          pokud se chcete dostat na konec řádku, ve kterém je skrytý text tzn. obsahuje bod osnovy, odkaz či klíčové slovo, použijte vždy pouze tlačítko End ne směrové šipky “→”! (podobně na začátek Home)

e)     Ve svých dokumentech či repetitoriích si po zaznamenání všech oprav udělejte formální kontrolu dokumentu tak, že zkontrolujete Pořadí bodů osnovy (pokud dokument osnovy má). Pokud některé body osnovy chybí, použijte tlačítko Vloží řádek osnovy, pro vložení nového bodu osnovy. Pokud body osnovy máte v nesprávném pořadí, přesuňte je na správná místa. Pokud máte všechny body osnovy ve správném pořadí a stále vám funkce pro kontrolu Pořadí bodů osnovy hlásí, že nějaký bod chybí, vymažte jej a vložte znovu. Je také vhodná kontrola pomocí tlačítka Zobrazit nebo skrýt ¶. Nejčastější kolizí je, že nevhodnou editací došlo k porušení označení začátku a nebo konce bodu osnovy. Začátek je uveden skrytými znaky OSN-S a konec OSN-E a mezi tímto označením nesmí být nic jiného než text bodu osnovy (ani nadbytečné mezery). Pokud zde objevíte nějaké znaky navíc, vymažte je a proveďte kontrolu znovu.

f)     Při vkládání obrázků se snažte minimalizovat jejich barevnou hloubku (většinou postačí 256 barev, případně 2 barvy pro černobílý obrázek) a rozlišení (většinou postačí 200 pixel/inch). Pokud by Vám nastaly problémy, je možné problém konzultovat a případně i domluvit “naskenování” a ošetření vašich obrázků.

g)     Texty dokumentů SLP a repetitorií nezarovnávejte. Zarovnávání někdy způsobuje komplikace při další práci s dokumenty a texty a navíc některé normy pro tvorbu směrnic a SOP zarovnání nedoporučují.

h)    Obsah bodu osnovy “Abstrakt” je automaticky zpracováván, slouží k dalším činnostem systému SLP. Do textu abstraktu pište pouze prostým typem písma (ne tučně, podtrženě, kurzívou), nepoužívejte žádné speciální znaky, nevkládejte odkazy ani klíče!

i)      Jak tisknout pouze jednotlivé stránky dokumentů SLP s hlavičkou? Tlačítkem Náhled dokumentu SLP se přepněte do náhledu s tiskovou hlavičkou a v roletovém menu zvolte volbu Soubor – Tisk, tím se dostanete do windowsové tiskové rutiny a zde si můžete zvolit stránky, které chcete tisknout.

j)      Pokud se vložily body osnovy či odkazy v jiném fontu, vyberte celý dokument pomocí “Ctrl+A” a použijte tlačítko Převést na písmo SLP. Tím dojde ke sjednocení fontu v celém dokumentu. Práce s fonty je záležitost velmi problematická a v mnoha zahraničních programech ne zcela dořešená pro naše české prostředí. Tento problém stojí ve většině případů mimo systém SLP, je záležitostí pouze samotného editoru Word.

k)   Pokud se Vám při psaní automaticky mění např. IMx na Imx, vypněte si ve vašem Wordu nastavení Oprava dvou počátečních velkých písmen ve volbě Nástroje – Automatické opravy. Případně je možné často používané zkratky zařadit mezi výjimky. Totéž máte-li problémy s automatickým přepisem Vašich označení např. N se automaticky mění na A (ve starších verzích Wordu), ve volbě Nástroje – Automatické opravy odstraňte tuto záměnu z Nahrazovat text během psaní.

l)      Pokud píšete delší text, doporučujeme vzhledem k nestabilitě různých operačních systémů po určité době práce zvolit funkci Průběžně uložit, tím dojde k uložení všech nastavení. Automatické ukládání textu je bohužel nepoužitelné (Word nedává možnost externím programům toto využívat).

m)  Pokud trvá otevírání a zavírání Wordu příliš dlouho, zkontrolujte, zda jste do schránky nevložili příliš velké množství textu či obrázek, a pokud obsah nepotřebujete, vymažte jej (např. výběrem jednoho znaku a jeho vložením do schránky). Náběh mohou výrazně zpomalovat i automatické antivirové kontroly maker (záležitost nastavení operačního systému).

n)    Pokud máte již nějaký vytvořený text uložený ve Wordovském souboru, potom jej můžete obvyklým způsobem (přes schránku) vložit přímo do dokumentu SLP. Takto lze i text z dokumentu SLP přenášet mimo systém SLP. Toto může být problematické pouze na počítačích s malou kapacitou operační paměti - tam je nutné přenášet text po menších blocích.

o)    Chcete-li ze svých dokumentů vytvořit hypertext, dodržujte kromě předchozích i následující pravidla:

-            nepoužívejte tabulátory, přehledy dělejte pomocí "skrytých" nebo běžných tabulek (tabulátor je nestandardní)

-            při vkládání objektů (obrázků, vzorců, apod.) nenastavujte obtékání objektů

-            při psaní vzorců a chemických značek používejte pevné mezery a pevné pomlčky viz Obecná pravidla pro psaní dokumentů SLP či textů repetitorií, zabráníte tím roztržení či poškození vzorců

-            vzorce pište pouze pomocí editoru rovnic

-            tabulky vytvářejte korektně (nástroji pro tvorbu tabulek)

-            zachovejte všechna pravidla pro skrytý text

 

 

Obecné doporučení pro nastavení vašeho Wordu (toto nastavení se uplatní při každé práci s Wordem):

      Nástroje – Automatické opravy – Při psaní – Znaky symbolů (--) symboly (—)                                   NE

      Nástroje – Automatické opravy – Při psaní – Automaticky odrážky                                                       NE

      Nástroje – Automatické opravy – Při psaní – Automaticky číslování                                                     NE

      Formát – Písmo – Arial – Výchozí

pro starší verze Wordu dále doporučujeme

      Nástroje – Automatické opravy – Velká písmena na začátku vět                                                           NE

      Nástroje – Automatické opravy – Nahrazovat text během psaní                                                             NE

      Nástroje – Automatické opravy – Oprava dvou počátečních velkých písmen                                      NE

 

Seznam funkčních kláves pro nejčastěji užívané funkce Wordu:

      (podrobný popis je v samostatném dokumentu)

      Ctrl+Shift+Mezera       – pevná mezera

      Ctrl+Shift+-                    – pevná pomlčka

      Ctrl+=                              – dolní index (opakováním příkazu se funkce zruší)

      Ctrl+Shift+Plus              – horní index (opakováním příkazu se funkce zruší)

 

Speciální znaky z ASCII tabulky se tvoří kombinací kláves levý Alt + příslušné číslo na numerické klávesnici:

35:

#

60:

< 

93:

]

0125:

}

0171:

«

0187:

»

38:

&

62:

> 

94:

^

0126:

~

0174:

®

0247:

÷

39:

'

64:

@

95:

_

0139:

‹

0176:

°

42:

*

91:

[

0123:

{

0155:

›

0177:

±

59:

;

92:

\

0124:

|

0169:

©

0181:

µ

 

Kontrola pravopisu v editoru Word:

Vždy doporučujeme projít text na gramatické chyby – červeně podtržené části textu (máte-li zapnutou kontrolu gramatiky).

 

Červeně podtržená jsou všechna slova, která nejsou ve vašem slovníku tzn. i laboratorní pojmy.

Speciální slovník laboratorních pojmů SLP pro Word si můžete postupně vytvářet sami tak, že ve volbě Nástroje z hlavního menu zvolíte Možnosti kartu Pravopis, dále tlačítkem Slovníky se dostanete do seznamu vlastních slovníků. Zde tlačítkem Nový přidáte nový slovník do seznamu vlastních slovníků (např. "SLP") a uložíte. Tlačítkem OK se vrátíte zpět do karty Pravopis, ve které nastavíte Vlastní slovník - vámi přidaný slovník. Nyní při psaní vlastního textu, kdykoliv napíšete neznámé slovo, podtrhne se. Pravým tlačítkem myši nad tímto slovem vyvoláte místní nabídku, ze které vyberte Přidat, a tím se vám slovo dostane do vašeho slovníku. Pokud vložíte do slovníku slovo, které tam nepatří, máte možnost opravit obsah slovníku tím, že v seznamu vlastních slovníků stisknete tlačítko Upravit. Dostanete se do režimu opravování všech slov vašeho slovníku, která jsou v abecedním pořadí. Standardním postupem Wordu slovník opravíte, uložíte a zavřete.

Ve slovníku musí být všechny tvary slova (skloňování, časování atd.), slovo s jinou koncovkou je považováno za slovo neznámé a nové.

 

 Obecná pravidla pro psaní dokumentů SLP či textů repetitorií

 

Pro psaní dokumentů a textů platí obecná typografická pravidla.

 

Připomínáme jen, že:

§  Znak konce odstavce Enter používejte pouze při skutečném skončení odstavce.

§  Při psaní textu vkládejte na místa, která chcete mít spojena (data, vzorce, apod.) pevnou mezeru ( Shift+Ctrl+mezera ).

§  Při psaní vzorců a rovnic používejte pevnou pomlčku ( Ctrl+_ ), aby nedošlo k roztržení výrazu při přechodu z řádků na řádek.

§  Nepoužívejte “zarovnávání textu” - používejte běžný režim bez zarovnání.

1. Psaní specialit

- Chemické vzorce – Formát - Písmo - Dolní index případně Ctrl+=

HCO3, KH2PO4,

Pro složitější vzorce je nutné použít speciální nástroje pro psaní vzorců.

 

- Pevná mezera: Ctrl+Shift+mezera

            ureáza             2‑ Močovina + 2 H2O  <======>  2 NH4 + CO3

 

- Pevná pomlčka: Ctrl+Shift+-

S‑buňky, beta‑hCG, 4‑methylumbelliferylfosfát

 

- Další příklady, ve kterých je třeba využít kombinace předchozího

10 ‑ 100 g/l, ‑ 20 °C

 

- Stupně Celsia °C: Alt+0176

37,9 °C    - s pevnou mezerou

 

- Psaní dat s pevnou mezerou

11. 2. 1999, 11. února 1999

 

- Psaní čísel s desetinnou čárkou

12,40 (tuto formu zápisu čísel předepisuje česká norma)

 

- Vkládání µ: Alt+0181

15 µm    - s pevnou mezerou

 

2. Jak vytvořit tabulku

Nejprve si rozmyslíme, zda je text, který chceme zadávat, nutné uložit do tabulky nebo zda nám stačí nastavit si správné tabulátory (levý, pravý, středový a zarovnat na desetinnou čárku ) a použít tlačítko z panelu nástrojů Ohraničení viz příklad, kde jsou použity tabelátory zarovnat na desetinnou čárku takto:

 

                x CA 19-9 (kIU/l)                CV (%) v sérii     CV (%) v čase

                     13,7                                7,8                                6,8

                     36,7                                7,1                                3,3

                     61,9                                6,0                                5,3

                  132,7                                3,8                                4,3

                  258,6                                6,1                                3,8

                  426,0                                7,9                                3,9

 

Pozor!

Tato varianta není vhodná pro ty dokumenty a texty, které budeme zpracovávat také v podobě hypertextové - tabulátory mohou způsobovat problémy při prohlížení.

 

Jestliže chceme vytvořit tabulku zvolíme z menu Tabulka - Vložit tabulku a zadáme počet řádků a sloupců. Vyplníme jednotlivé buňky tabulky (posun po buňkách tabelátorem). Po vyplnění tabulky nastavíme šířku sloupců Tabulka – Výška a šířka buňky a zvolíme vhodný formát tabulky  Tabulka – Automatický formát tabulky nebo tabulku upravíme pomocí tlačítka Ohraničení. Nakonec jde-li o kratší tabulku, svážeme vybrané řádky tabulky tlačítkem Svázat řádky s následujícím.

 

Vzorek

Průměrná

Průměrná(ý)

Průměrná(ý)

Celkem

č.:

[T4]

SD,

CV (%)

SD,

CV (%)

SD,

CV (%)

Počet:

N

(pmol/l)

v sérii

Mezi sériemi

1)

48

8,75

0,51

6,56

0,64

7,15

0,90

9,70

2)

48

15,19

0,64

4,47

0,51

3,80

0,90

5,86

3)

48

41,57

2,32

5,59

1,93

4,79

3,09

7,37

 

3. Jak opravit tabulku, která nebyla zapsána ve fixním fontu

Příklad :

Takto by dopadl text při převodu do Wordu z prostředí DOS, pokud by chybělo označení fixního fontu.

 

+----------------------------------------------------------+ ¦Vzorek  Průměrná   Průměrná(ý)   Průměrná(ý) Celkem       ¦ ¦Počet:  arb.j.     v sérii       mezi sériemi             ¦ +----------------------------------------------------------¦ ¦ 1)       0.51     0.01  2.6     0.01  3.0    0.02  3.8   ¦ ¦ 2)       0.99     0.01  1.3     0.02  1.7    0.02  2.1   ¦ ¦ 3)       1.49     0.02  1.1     0.02  1.1    0.02  1.5   ¦ +----------------------------------------------------------+

 

 

A. Nejprve vybereme tento nepodařený text a převedeme pomocí tlačítka Převést text na fixní font do fixního fontu a vložíme na správná místa konce řádků (Enter).

+----------------------------------------------------------+

¦Vzorek  Průměrná   Průměrná(ý)   Průměrná(ý) Celkem       ¦

¦Počet:  arb.j.     v sérii       mezi sériemi             ¦

+----------------------------------------------------------¦

¦ 1)       0.51     0.01  2.6     0.01  3.0    0.02  3.8   ¦

¦ 2)       0.99     0.01  1.3     0.02  1.7    0.02  2.1   ¦

¦ 3)       1.49     0.02  1.1     0.02  1.1    0.02  1.5   ¦

+----------------------------------------------------------+

 

 

 

 

 

 

B. Dále odstraníme přebytečné řádky a znaky ¦ pomocí Úpravy – Nahradit.

Vzorek    Průměrná    Průměrná(ý)    Průměrná(ý)    Celkem

Počet:    arb.j.    v sérii    mezi sériemi    

 1)      0.51     0.01  2.6     0.01  3.0    0.02  3.8

 2)      0.99     0.01  1.3     0.02  1.7    0.02  2.1

 3)      1.49     0.02  1.1     0.02  1.1    0.02  1.5

 

C. Nahradíme mezery (počet je třeba určit) znakem tabulátoru, vybereme text a zvolíme Tabulka – Převést text na tabulku, kde nastavíme rozdělovač textu tabulátor.

Vzorek

Průměrná

Průměrná(ý)

Průměrná(ý)

Celkem

Počet:

arb.j.

v sérii

mezi sériemi

 

 1)

  0.51

 0.01  2.6

 0.01  3.0

0.02  3.8

 2)

  0.99

 0.01  1.3

 0.02  1.7

0.02  2.1

 3)

  1.49

 0.02  1.1

 0.02  1.1

0.02  1.5

 

D. Vybereme celou tabulku a převedeme text pomocí tlačítka Převést text na standardní písmo, nastavíme šířku sloupců Tabulka – Výška a šířka buňky a zvolíme vhodný formát tabulky  Tabulka – Automatický formát tabulky nebo tabulku upravíme pomocí tlačítka Ohraničení. Jde-li o kratší tabulku, svážeme vybrané řádky tabulky tlačítkem Svázat řádky s následujícím. Posledním krokem při úpravě tabulky je kontrola správného zápisu čísel podle typografických pravidel.

Vzorek

Průměrná

Průměrná(ý)

Průměrná(ý)

Celkem

Počet:

arb.j.

v sérii

mezi sériemi

1)

0,51

0,01  2,6

0,01  3,0

0,02  3,8

2)

0,99

0,01  1,3

0,02  1,7

0,02  2,1

3)

1,49

0,02  1,1

0,02  1,1

0,02  1,5

 

4. Malování

Jednoduché obrázky – použijeme panel nástrojů “Kreslení”. Po namalování obrázků z jednotlivých objektů je nutné seskupit je do jednoho objektu pro snazší manipulaci s objektem, případné zmenšování či zvětšování. Objekt je potřeba také vhodně zakotvit do textu, aby nedošlo k jeho "rozhození":

 

 

 

    y

 

 

 

 

                x

5. Vložení obrázku

Vytvořte soubor s koncovkou bmp. Volbou z hlavního menu Vložit – Obrázek – Ze souboru vyberte obrázek a nastavte Obtékání podle potřeby.

 

 

 

6. Vložení grafu Excelu

Volbou z hlavního menu Vložit – Objekt – Graf aplikace Microsoft Excel.

 

 

 

7. Matematické a statistické rovnice

Volbou z hlavního menu Vložit – Objekt – Microsoft Equation. Například rovnici :

                      suma ((xi - prum(x)) * (yi - prum(y)))

r = sqrt ( ---------------------------------------------------------------- )

                      suma (xi - prum(x))^2 * suma (yi - prum(y))^2

 

Přepíšeme například takto:


 

8. Kreslení schémat

Volbou z hlavního menu Vložit – Objekt – MS Organizační diagram.

 

 

Pravidla pro tvorbu SOP - nejčastější chyby v dokumentech

 

 

Obecné pravidlo platné v celém systému SLP:

 

Všechna data musí být vzájemně konzistentní.

Položky, škály, dokumenty, texty repetitorií, číselníky, vydávané informace...

 

 

Základní pravidla pro dokumenty:

 

Dokument musí být založen na kód příslušného autora. Tento autor je odpovědný za obsah dokumentu, za jeho konzistenci. Jméno autora je uváděno v titulním listu dokumentu. Změnit autora dokumentu může správce “SLC”.

 

Dokument musí být založen ve správné skupině a se správným typem (TYP1 a TYP2) - z nich se odvozuje struktura dokumentu a korektní OSNOVA ! Typy nelze později již měnit.

 

Kód dokumentu musí být volen s ohledem na třídění podle tohoto kódu (zkrácený název) - informace zásadní s ohledem na třídění se uvádějí vlevo, další podrobnější údaje vpravo.

 

Pokud obsahuje dokument osnovu, měla by být tato osnova dodržena v celém rozsahu (nemusí být vše vyplněno, ale mělo by být vše ponecháno a to ve správném pořadí - ke kontrole pořadí slouží funkční tlačítko). Toto je velmi důležité pro další rozvoj systému. Osnovu je vhodné kontrolovat před finálním dokončením dokumentu (viz nástroje editoru).

 

 

Při práci je bezpodmínečně nutné respektovat všechna obecná typografická pravidla.

 

Trvalým problémem je zejména:

·         vkládání “tvrdých konců řádku” do souvislého textu - Enter vkládáme jen na konec odstavce!

·         nadbytečné mezery v textech - mezi slovy je jen jedna mezera (viz Typografická pravidla)

·         vytváření sloupců za pomoci mezerníku (!) nebo tabelátorem - volte tabulky

·         realizace výčtů s číslováním tam, kde se s tímto číslováním dále pracuje (například pro jednotlivé kroky pracovního postupu) - toto číslování je v moci editoru Word a je nespolehlivé, tam, kde je nutné čísla kroků dodržovat použijte vlastní prosté číslování (prostý text)!

·         nesvázání souvisejících objektů (tabulky, obrázky) - po vložení dalšího textu se rozpadají

·         nesvázání souvisejících znaků (například čísla s jednotkou) - odtrhnou se při přechodu na nový řádek - vkládejte pevné mezery a pomlčky

·         nesvázání souvisejících řádků (například nadpis odstavce a text, vzorec aj.) - při přechodu na novou stránku se odtrhnou - svazujte související texty

·         nekorektní psaní vzorců, symbolů a indexů

·         nevhodné zarovnávání textů - texty pokud možno NEZAROVNÁVEJTE!

·         poškození bodů osnovy - před uložením dokumentu zkontrolovat kompletnost osnovy

·         nekorektní vkládání formalizovaných odkazů nebo jejich následné poškození (doporučujeme realizovat vložení formalizovaných odkazů až později, není vhodné pro úplné začátečníky)

·         nevhodná práce s formalizovanými odkazy (zbytečně častý odkaz na totéž aj.)

·         nevhodná práce s klíčovými slovy (zatím nepoužívejte, je vhodné doplnit později)

·         nekorektní práce s obrázky a grafy (nastavení, úprava)

·         nerespektování vazeb na jiné dokumenty, číselníky a položky - prostudujte související dokumenty

·         nerespektování národního prostředí (problém nekorigovaného překladu ze zahraničních textů - návody, vzory, normy aj.)

 

 

Základní pravidla pro všechny dokumenty SOP:

 

Pro každý typ dokumentů SOP je vypracován příslušný “Vzorový list SOPx”, ve kterém je kompletní osnova dokumentu společně s potřebnými informacemi.  Pročtěte.

 

 

Základní pravidla pro dokumenty typu SOPA a SOPV:

 

Při tvorbě dokumentů SOP analytický nebo SOP pro klinická vyšetření je nutné před zahájením práce rozvážit, k jakým položkám LČLP a tím i NČLP se tento dokument bude vázat.

Tyto položky mají být uvedeny v příslušném bodě osnovy, od těchto položek bude též formalizovaný odkaz na tento SOP - realizuje správce SLC.

 

 

V dokumentu SOPA nebo SOPV musí být striktně respektováno:

·         totožné názvy položky (komponenta, systém, druh veličiny, procedura)

·         totožný druh veličiny definovaný v příslušné položce LČLP a NČLP

·         odpovídající jednotka definovaná pro příslušnou položku LČLP a NČLP

 

 

V dokumentu SOPA nebo SOPV a v popisu příslušné položky v LČLP nesmí být rozpory:

·         v definici škál (referenčních mezí)

·         v údajích o stabilitě

·         v základních informacích o vazbách

·         v textech repetitoria k této položce /KOMP, SYST_KOMP, SYST, PROC, “volný text”/

·         a v dalších údajích z popisů položky v NČLP (MTV, poznámky, textové informace) a také LČLP (další údaje)