Dokument SLP - historie

Viz též:

Dokumenty SLP - definice.

Pomocí volby "Dokumenty SLP, historie" v menu "Dokumenty a texty" je k dispozici nástroj pro práci s historií dokumentu (seznamem vydaných verzí dokumentu). V záložce "Seznam" je v horní tlačítkové řadě tlačítko "Historie dok.". Pomocí tohoto tlačítka můžete přejít do režimu "historie dokumentu", tzn. zobrazit seznam vydaných verzí dokumentu:

V poli "Kód" je zobrazen kód aktuálního dokumentu v seznamu. Volbou "Ano" přejdete do režimu "historie dokumentu". V něm jsou zobrazeny všechny dosud v SLP obsažené verze dokumentu (kromě skartovaných) setříděny podle verze. Sloupec "Verze" je v záložce "Seznam" zobrazen ihned za kódem dokumentu.

Poznámka 1:

V seznamu verzí dokumentu se objeví pouze ty verze, jejichž kódy se přesně shodují (rozlišují se i velká / malá písmena) s kódem dokumentu, který režim "historie dokumentu" spustil. Pokud se v průběhu času kód některých verzí dokumentu změnil, nemusí být v seznamu verzí dokumentu zobrazeny. Potom je potřeba tyto "chybějící" verze vyhledat (nejspíš v archivu) a kód u nich změnit tak, aby se přesně shodoval s kódem v seznamu obsažených verzí dokumentu.

Poznámka 2:

V seznamu nebudou verze dokumentů, které již byly skartovány (viz volba "Archivace lokálních dokumentů" v menu "Změny a revize").

Poznámka3:

Aktivace režimu "historie dokumentu" v podstatě znamená to, že se aktivuje filtr dle kódu dokumentu. Do pole "Filtr dle kódu" v záložce "Seznam" se přenese kód aktuálního dokumentu (se znakem "=" na první pozici) a hodnoty ostatních filtrovacích polí se smažou. Filtr dle kódu se znakem "=" na první pozici vyfiltruje všechny dokumenty, jejichž kód se přesně shoduje (rozlišují se i velká / malá písmena) s kódem ve filtrovacím poli.

Poznámka 4:

Režim "historie dokumentu" lze ukočit vymazáním pole "Filtr dle kódu" v záložce "Seznam" (nebo alespoň vymazáním úvodního znaku "="), případně ukončením práce se seznamem dokumentů SLP.

Pro práci s jednotlivými verzemi dokumentů máte k dispozici všechny nástroje programu SLP: Pomocí tlačítek "Stav" a "Změny" můžete zobrazit ůdaje o stavu dokumentu a změnách a revizích v něm provedených. Obsah dokumentu můžete zobrazit pomocí tlačítka "Prohlížení", případně tlačítkem "Word" otevřít dokument ve Wordu.

Poznámka:

Pokud je verze dokumentu již v archivu, nelze již ve Wordu provádět žádné změny v textu dokumentu.

Pokud je v počátečním nastavení systému nastaven příznak "používat elektronické řízení dokumentace" pak máte pomocí tlačítka "EŘD" k dispozici informace o všem, co se s jednotlivými verzemi dokumentů dělo v rámci elektronického řízení dokumentace. Tyto informace nenajdete ale u jednotlivých verzí dokumentu. Najdete je všechny souhrnně (pro vechny verze dokumentu) u nejnovější verze dokumentu.

V režimu "historie dokumentu" jsou k dispozici také dvě tiskové sestavy (tlačítko s ikonou tiskárny - druhé zleva ve spodním tlačítkovém řádku záložky "Seznam"). První z nich "Historie - změny" obsahuje seznam změn a revizí provedených v jednotlivých verzích dokumentu. Druhá "Historie - EŘD" obsahuje pro každou verzi seznam pracovníků, kterým byla verze poslána k přečtení. Druhá sestava je přístupná pouze, pokud máte aktivováno EŘD (více o obou tiskových sestavách najdete v zde - na konci textu).