Elektronické
řízení dokumentace (EŘD)
Viz
též:
Co je třeba udělat před začátkem
používání
Co se změní pro autora dokumentů
Co se změní pro správce
dokumentace
Elektronické řízení
dokumentace je nový styl práce s dokumenty SLP, který cíleně zpřístupňuje
uživatelům dokumenty SLP a seznamuje je se změnami. Dokumenty jsou k dispozici
v elektronické podobě, čímž se minimalizuje potřeba dokumenty tisknout.
Pro autory
dokumentů zavádí pravidla do procesu kontroly, schvalování a distribuce
dokumenty a kontrol a schvalování změn a revizí dokumentů.
V SLP je možné
nastavit, zda si uživatel (ve smyslu laboratoř) přeje používat elektronické
řízení dokumentace. Pokud si příznak nenastaví, v programu se žádná změna se v
SLP neprojeví.
Při nastavení
příznaku se v programu objeví nové možnosti pro elektronické řízení dokumentace
(EŘD). Použití EŘD je úzce svázáno s využitím agendy pracovníků
laboratoře. Při startu programu se pro EŘD změní přihlašovací dialog -
místo autora se vybírá uživatel SLP (seznam uživatelů je spojením seznamu
pracovníků laboratoře a seznamu autorů)
Po přihlášení se
uživateli SLP objeví upozornění na dokumenty, které by si měl přečíst a jejich
přečtení potvrdit. (to, zda se upozornění objeví, lze ovlivnit přepínačem v počátečním nastavení systému). Bude si moci zobrazit
seznam dokumentů ke čtení, dokumenty si přečíst a potvrdit jejich přečtení.
Pokud uživatel SLP
patří zároveň mezi autory dokumentů, objeví se mu rovněž upozornění na
požadavky, které by měl nějakým způsobem zpracovat (kontrola, distribuce;
kontrola změny, schválení změny; ..., schválení revize). Může si zobrazit
seznam požadavků ke zpracování a provést příslušnou akci. Výsledkem akce bude
nastavení jejího provedení u dokumentu a zároveň může být dokument předán
někomu jinému do další fáze, případně odeslán pracovníkům laboratoře k
přečtení.
Při práci s
dokumenty nenastává pro uživatele SLP žádná změna. Pouze, pokud je nastaveno,
že se nemá tisknout nebo i zobrazit rozdělovník, neobjeví se rozdělovník na
titulní stránce tisku dokumentu, případně ani v dialogu pro práci s dokumenty.
Pro autory
přibývají nové možnosti, které jsou závislé na fázi zpracování dokumentu -
odeslání dokumentu ke kontrole, distribuci, změny ke kontrole, ..., revize ke
schválení. Tyto akce se budou nabízet v závislosti na stavu dokumentu.
V menu pro práci s
dokumenty je nové submenu - "Elektronické řízení
dokumentace" (EŘD). První volba v něm je "Elektronické
řízení dokumentace". Je přístupná všem uživatelům SLP a najdou tu své
dokumenty a požadavky. Ostatní volby v submenu -
"Elektronické řízení dokumentace" jsou již určeny pouze pro správce dokumentace. Pomocí těchto voleb může
sledovat proces vyřizování požadavků vzniklých v průběhu elektronického řízení
dokumentace a aktivně do něj zasahovat. Má k dispozici nástroj pro hromadné nastavení rolí autorů v průběhu životního cyklu
dokumentů a dále vytváří a udržuje skupiny uživatelů SLP
a skupiny dokumentů.
Dialog pro elektronické řízení dokumentace lze zařadit i do dialogů pro jednoduchou verzi SLP.
Všechny záznamy
vzniklé v procesu elektronického řízení dokumentace jsou trvale evidovány..
Poznámka:
Systém umožňuje pro
autory "hybridní" způsob práce. Nadále mohou jednotlivé úkony s
dokumenty provádět dosavadním způsobem (např. nastavení stavu dokumentu, zápis
o kontrole změny v dialogu pro popis změny). Mohou použít i nový způsob práce
pomocí EŘD. I pokud bude odeslán požadavek na kontrolu dokumentu pomocí EŘD,
lze zadat kontrolu pomocí stavového dialogu pro dokument. Pak se záznam EŘD
nesmaže, ale nastaví se v něm příznak "vyřízeno" spolu s informací,
že dok. byl zkontrolován pomocí stavového dialogu.