Práce
s dokumenty a texty v systému SLP
Pro práci s dokumenty jsou v systému SLP k dispozici nabídky v menu "Dokumenty a texty".
K seznámení se základy práce s dokumenty doporučujeme zvolit nabídku první - "uspořádání po skupinách". Je zajímavá přehlednějším uspořádáním dokumentů do logických skupin, které vycházejí z příslušných norem a především z praxe. To, které typy dokumentů budou užívané, je ale především záležitostí konkrétního pracoviště - uživatele. Systém SLP nabízí poměrně velkou variabilitu. Tu navíc ještě rozšiřují nabídky v menu "Agenda" - například "Karty pracovníků" lze ukládat textově do dokumentů (formulářů) ve skupině dokumentů "Personální zdroje" nebo databázově v agendě "Pracovníci laboratoře", volba je na uživateli.
V systému SLP je nyní definováno 36 skupin pro dokumenty a 12 skupin pro odborné a informační texty.
Dokumenty i texty mohou být typu „N“ (národní, společně sdílené) nebo „L“ (lokální, vytvářené uživatelem). Při volbě příslušné nabídky vybíráme také, zda budeme pracovat s „N“ nebo „L“. Při práci s „N“ budou nabízené pouze národní dokumenty, při práci s „L“ budou nabízené všechny lokální a ty národní, které patří do skupin, v nichž se vyskytují pouze „národní“ typy dokumentů (kde není smysluplné či vhodné a tudíž povolené zakládání lokálních dokumentů).
V každé ze skupin jsou předpřipraveny "podskupiny" definované pomocí typů - typ1/typ2 (v rámci určujícího typu 1 může být ještě specifikující podtyp 2). Podrobnější informace jsou k dispozici v číselníku "Typy repetitorií a dokumentů SLP", který najdete v menu "Číselníky" v nabídce "Dokumenty SLP a repetitoria" a duplicitně též v nabídce "Seznam lokálně editovatelných číselníků". Číselník typů je vytvořen pro společnou práci všech uživatelů, je společně sdílený a určuje vlastnosti jednotlivých typů dokumentů a zacházení s nimi. Některé vybrané položky číselníku může znalý uživatel editovat a vhodně doplňovat (jsou to: lokální tiskové atributy, lokální osnovy a čas archivace).
Většina skupin dokumentů nemá definovanou národní (společně sdílenou) osnovu - pokud by byla požadována, je její lokální doplnění věcí uživatele. Nejvíce zastoupená skupina dokumentů "SOP" naopak má národní osnovy velmi podrobně vypracované, v systému SLP důsledně dodržované a doporučené ke sdílení - lokálně je lze též modifikovat. Podrobný popis bodů osnovy dokumentů "SOP" je v příslušných informativních dokumentech "_Vzorový list....+text" ve skupině "SOP". Připomínáme, že tyto osnovy respektují všechny běžné normy, s nimiž se lze setkat v současné praxi v klinických laboratořích uživatelů systému SLP a zdůrazňujeme, že přesná označení bodů osnovy ani jejich pořadí nejsou povinná, ale jejich používání a ctění je v systému SLP výhodné, neboť je pro ně vytvořena řada zajímavých funkcí. Osnovy si ale může znalý uživatel vhodně upravit nebo změnit. Nejčastější, nejjednodušší a z hlediska funkcí systému také nejvhodnější úpravou je redukce bodů osnov dokumentů SOP (zejména a konkrétně SOPV).
Potřebné a praktické informace o jednotlivých skupinách dokumentů (i textů) jsou v podrobném popisu skupiny dokumentů a textů v systému SLP - doporučujeme prostudovat ve vazbě na výše zmiňované číselníky typů dokumentů a rozhodnout se, které z připravených typů budou pro vás zajímavé a které nebudete vůbec používat. V praxi je běžně užívána pětina, někdy jen desetina předpřipravených typů, ale jen výjimečně se najdou dvě pracoviště s totožným názorem a s podobnou paletou do praxe zavedených typů. Vlastní praktický výběr je předpokládaný a žádoucí. Potřebné vybrané skupiny je možné následně uspořádat do vlastní pracovní plochy a mít tak k dispozici praktickou paletu nejčastěji užívaných nástrojů.
Lze předpokládat, že budou zřejmě většinou využívané
skupiny:
Příručka jakosti, Organizační struktury, Pracovní instrukce, Směrnice a řády, Seznamy, SOP,
Laboratorní příručka včetně Příprava laboratorní příručky a souvisejících Pokynů a Textů k LČLP,
Personální zdroje, Technické zdroje, Metrologie měřidel a další obdobné (lze řešit i Agendou),
a dále záležitosti týkající se metod, EHK, bezpečnosti práce atd.
a jiné podle potřeby. Názory se budou lišit nejen podle pracoviště ale i podle zpracovávaných norem.
Archiv bude využíván takřka vždy, leč většinou až později.
Některé
skupiny nebudou naplněny, byť mohou na pracovišti dokumenty existovat -
například Externí řízená dokumentace může být realizována jedním odkazovým
dokumentem nebo hypertextovým odkazem nebo jinou formou. Podobně i další
skupiny.
Některé
skupiny budou trvale prázdné, byť mohou příslušné dokumenty existovat mimo SLP
(nebo nebudou vůbec zavedené).
Systém SLP je dodáván s několika sty předpřipravených tzv. "národních" dokumentů. Jedná se o dokumenty vzorové, ukázkové, příkladové, informativní atd. (je vyznačováno v definičním dialogu vpravo nahoře). Jsou vytvářené pro společné využívání všemi uživateli systému SLP a jsou průběžně aktualizované a doplňované. Lze z nich vycházet při tvorbě i údržbě dokumentů vlastních, "lokálních".
Podrobnější pokyny k v praxi k nejčastěji využívaným činnostem najdete v následujících kapitolách:
- Založení nového dokumentu a jeho editace
- Stav dokumentu, životní cyklus, opravy a změny
- Přesun dokumentu do jiné skupiny nebo typu
- Vytvoření nové verze dokumentu
- Archivace a následný výmaz dokumentu