LP - realizace textové části (I.)

Nástroje a pomůcky pro přípravu textové části Laboratorní příručky (LP) jsou nabízené ve skupině dokumentů "Příprava laboratorní příručky". Zde je na "národní" úrovni připravena také řada doporučení a ukázek. Podrobnější úvodní informace k problematice LP (dle ISO 15189 i dle "NASKL") je k dispozici ve skupině "Externí podklady a pokyny" v dokumentu "_ISO 15189 a Laboratorní příručka". Tento dokument je duplicitně k dispozici též ve skupině "Příprava Laboratorní příručky" a to v již rozpracované podobě v rámci řady doporučení označovaných v názvu kódem "LP" a označením příslušné kapitoly (např. "LP A-01 Předmluva" : doporučení). Ke každému doporučení je zde současně k dispozici konkrétní ukázka, která je vyznačena přidáním symbolu "u" (např. "LP A-01u Předmluva" : ukázka). Tyto praktické ukázky jsou pro vás zpracované také v několika dalších příkladech i na webu.

Dělení Laboratorní příručky na jednotlivé celky A až K není povinné, jedná se pouze o doporučení, které vyplývá z norem, praxe a bylo také prakticky a zdárně využito při tvorbě řady konkrétních LP. Finální tvar konkrétní LP (pořadí kapitol, číslování, značení atd.) je plně v rukách tvůrců LP. Pokud bude zde nabízené doporučení včetně příkladů vyhovovat, lze z něj plně vyjít (a vhodně modifikovat).

Pokud vyjdete důsledně z předkládaného doporučení členění LP, můžete využít další připravené nástroje i texty systému SLP.

Všechny "národní" vzory zakoupené se systémem SLP^® a jeho upgrade jsou vám z hlediska autorského práva plně k dispozici pro vaši LP a to za předpokladu, že v takto připravené LP bude uvedeno, že LP byla vytvořena za pomoci systému SLP^® příslušné verze.

Takto lze do vaší LP připojit i potřebné "pokyny", "tabulky" a další dokumenty zařazené do systému SLP.

Dříve, než zahájíte vlastní tvorbu LP, rozvažte, zda ji budete realizovat pouze v papírové nebo pouze v hypertextové podobě, nebo zvolíte obě formy. Pokud budete uvažovat hypertextovou formu, pak velmi doporučujeme zachovat dělení na jednotlivé samostatné kapitoly a případně si doplnit ještě další samostatné dokumenty, aby bylo možné plně využít možností, které hypertextová forma uspořádání LP nabízí (vhodné strukturování, stavebnicové řešení, minimální duplicity ve zdrojových textech atd.).

Na základě této rozvahy pak zvolte pro vás vhodnou vnější formu uspořádání dokumentů jednotlivých kapitol - "Typ1/2" - s titulní stránkou nebo bez, s hlavičkami nebo bez, jako prostý text atd.

Podrobnější informace najdete v informativním dokumentu "_INFO ke skupinám Příprava LP a LP", který je zařazen ve skupině "Příprava laboratorní příručky".

Pravděpodobně zvolíte v praxi nejběžnější a nejjednodušší formu nabízenou i v doporučeních a ukázkách - "LP rozpracovaná a udržovaná - kapitoly" (kód Typ1/2 = LABPRIRR/TXT_PLNY); jedná se o běžný pracovní neřízený dokument bez titulních stránek a bez hlaviček na jednotlivých stránkách. Tato forma je praktická a úsporná. LP jako kompletní řízený dokument vznikne následným sestavením jednotlivých dokumentů do jednoho celku (viz dále).

Pokud však zvolíte jiný a méně běžný způsob tvorby LP a budete vyžadovat jednotlivé dokumenty (kapitoly a podkapitoly) jako samostatné a řízené, není tato variant vhodná - zvolte jinou.

Další nabízené formy vznikly na přání některých uživatelů systému SLP.

Pro přípravu, prvotní vytvoření a následnou údržbu laboratorní příručky slouží skupina dokumentů "Příprava laboratorní příručky". Pro uchovávání aktuálního platného tvaru vaší Laboratorní příručky slouží skupina "Laboratorní příručka".

Ve skupině "Příprava laboratorní příručky" by měla být trvale aktualizovaná pracovní podoba LP (každá změna bude zapisována do dokumentů uložených zde), jednou za čas (dle vámi určených pravidel) bude z těchto dat vytvořen oficiální tvar Laboratorní příručky a ten bude následně uložen ve skupině "Laboratorní příručka" (jako řízený dokument - se všemi náležitostmi). Původní již neplatné tvary LP budou podle vámi zavedených pravidel odkládány do řízeného archivu ve skupině "Archiv".

Náčrt postupu tvorby papírové LP je popsán dále, postup pro generování hypertextové formy je v samostatné kapitole. Z praktických zkušeností plyne, že je vhodné kombinovat obě formy - stručnou papírovou LP s údaji, které se během roku zásadněji nemění, s hypertextovou přílohou s častěji aktualizovanými údaji. Hypertextová forma může být na CD i na intranetu nebo na internetu.

Nabízí se samozřejmě i jiná vhodná řešení.

Praktická doporučení pro tvorbu LP papírové i hypertextové

Systém SLP je nástrojem mnoha možností použití, pro tvorbu LP toto platí dvojnásobně. Nabídneme vám jeden z osvědčených přístupů, vhodné vlastní modifikace postupů jsou samozřejmě možné.

Na základě praktických zkušeností lze doporučit laboratorní příručku rozdělenou na jednotlivé dílčí dokumenty - kapitoly (a je-li to vhodné, tak i podkapitoly) a to ve výše zmiňované skupině "Příprava laboratorní příručky".

Dílčí dokumenty - části - LP zde budou trvale ve tvaru pracovním, nebudou tedy považované za dokumenty řízené, nebudou ani označované jako "zkontrolované" či "schválené"!

Jejich členění může být takové, jako je nabízené v doporučeních a ukázkách nebo vhodné jiné.

V případě, že bude zamýšlena pouze papírová forma LP, může být LP členěna na menší počet větších částí.

V případě, že bude nyní nebo v budoucnosti vytvářena také hypertextová forma LP (a to lze plně doporučit), je vhodné členění na logické menší části (jako v nabízených ukázkách, může být ale i podrobnější).

K předem vyhlášenému termínu uzávěrky LP všechny připravené dokumenty tvořící budoucí LP (papírové či hypertextové) dokončíte, obsahově sjednotíte a následně zpracujete do souboru nového. Tyto zdrojové dokumenty zůstanou ve stavu "dokončeno", budou nadále aktualizované a příště opět takto použité k další reedici (k dalšímu vydání).

Tyto činnosti lze rozdělit do několika kroků pro přípravu papírové LP a do několika pro přípravu hypertextové formy LP.

Kompletace papírové LP

Máme-li ve skupině "Příprava Laboratorní příručky" dokončené dokumenty pro zamýšlenou papírovou formu LP, přikročíme k jejich zpracování.

1. etapa - kompletace dokumentů

Poskládáme jednotlivé dokumenty vhodně za sebe a vytvoříme jeden celek - jeden soubor. K tomu slouží nástroj "Zpracování seznamu dokumentů do HTML souboru" v menu "Dokumenty a texty".

Dříve, než uvedený nástroj použijeme, připravíme si uspořádaný seznam jednotlivých dokumentů a to ve skupině dokumentů "Seznamy". V této skupině si založíme dokument, který nazveme například "Laboratorní příručka (kapitoly) - seznam". Pokud se na něj budeme odvolávat z dokumentů, které jsou součástí příručky jakosti, založíme jej jako dokument "řízený", většinou ale bude jen jako pracovní dokument "informativní" (volíme v nabídce Typ1/2 při zakládání dokumentu). V takto založeném prázdném dokumentu vytvoříme formalizovaný seznam všech kapitol (dílčích částí) Laboratorní příručky tak, jak mají jít za sebou. Seznam vytváříme zásadně jen za pomoci funkčního tlačítka "Vlož odkaz na dokumenty", aby byl dále počítačově zpracovatelný. Formalizovaně vloženým odkazům systém "rozumí", podle nich bude text kompletovat. Libovolný jiný volný text systém ignoruje, může být tedy připojen podle vašich potřeb a záměrů (nadpisy, poznámky, komentáře, výklady atd.).

Tam, kde mají být v zamýšlené LP tabulky se seznamem nabízených vyšetření (část "F"), vynecháme symbolický prostor (seznam vznikne za pomoci jiných nástrojů následovně), nebo si vytvoříme soubory dva - jeden pro kapitoly A až E a další pro kapitoly G až K - a mezi ně následně vložíme soubor obsahující část F. Tisk bude realizován ze tří souborů nebo je spojíme v jeden velký.

(Kapitolu "F" zpracujeme pro hypertextovou formu LP - to je popsáno dále.)

2. etapa - úprava kompletního dokumentu

Takto vzniklý jeden dva nebo tři soubory následně dokončíme pod vhodným editorem. Běžné je použití editoru Word, s jehož pomocí provedeme různé potřebné cyklické náhrady řetězců, doplníme obrázky, speciální symboly a realizujeme finální grafické úpravy. Pokud objevíme překlepy nebo textové chyby, opravu realizujeme vždy ve zdrojovém dokumentu!

Pokud budeme požadovat kvalitní zpracování příručky tiskárnou, bude nutné pro finální úpravu LP použít kvalitativně vyšší editor - ze zkušenosti ale toto doporučujeme svěřit tiskárně, které poskytneme obsahově zkontrolovaný text připravený Wordem. Příprava podkladů pro tiskárnu vyžaduje poměrně hodně zkušeností i náročnější programové vybavení.

Příručku lze vydat jako knížku či brožuru a to na papírech laminovaných i recyklovaných ekologických. Vše je otázka žádané kvality a ceny. Je vhodné zvážit i "kapsičku" na CD s přílohou s platností na rok.

3. etapa - tisk a následné uložení

Obsahově zkontrolovaný text připravený Wordem následně uložíme jako jeden celek (nebo jako více patřičně označených dílů) do skupiny "Laboratorní příručka". Pro toto slouží typy dokumentů "Laboratorní příručka vydaná - kompletní" (Typ1/2 = LABPRIRK).

Laboratorní příručku lze také uložit pouze v knižní nebo hypertextové podobě mimo systém SLP.

Tak i tak doporučujeme do skupiny "Laboratorní příručka" založit řízený dokument "Laboratorní příručky vydané" (Typ1/2 = LABPRIRV), z něhož bude odkazováno na konkrétní příručku zvolené formy s uvedením místa jejího uložení.