Audity (technický popis)

Viz též:

Seznam auditů všech typů. Jedná se o administrativní nástroj pro vedení agendy laboratoře. Pomocí dialogu lze evidovat údaje o všech auditech, které v laboratoři proběhly nebo proběhnou.

Dialog pro práci s audity má tři záložky - Plán auditu, Zjištění z auditu a Seznam. Záložka Plán auditu obsahuje informace, které se týkají fáze před auditem. Záložka Zjištění z auditu obsahuje údaje zjištěné v průběhu auditu. Záložka Seznam zobrazí seznam všech auditů.

Při aktivaci dialogu je zobrazena záložka Seznam. Seznam je setříděn sestupně podle data auditu.

Přístupová práva

Údaje v dialogu smí editovat uživatelé programu SLP, kteří mají v číselníku autorů nastavena přístupová práva na úroveň SLC nebo SLD. Ostatní uživatele SLP smí údaje o auditech pouze číst.

Popis záložky Plán auditu

Všechny údaje v záložce Plán auditu spravují uživatelé programu SLP s přístupovými právy SLC nebo SLD. Mohou editovat údaje na této záložce, přidávat nové audity a mazat stávající.

Číslo auditu

Číslo auditu lze editovat. Maximální délka je 25 znaků.

Druh auditu

Výběr druhu auditu z číselníku druhů auditů.

Druh auditu lze editovat.

Plánovaný datum auditu

Plánovaný datum auditu lze editovat.

Cíl auditu

Cílem auditu může být např.: zlepšení systému managementu a jeho výkonnosti; ověření plnění externích požadavků, ověření plnění požadavků normy systému managementu; ověření shody se smluvními požadavky; určení efektivnosti systému managementu.

Cíl auditu lze editovat. Délka není omezena (memo pole).

Předmět auditu

Identifikace auditovaných organizačních a funkčních jednotek laboratoře

Předmět auditu lze editovat. Délka není omezena (memo pole).

Časové rozvržení auditu

Volný textový popis plánovaného časového rozvržení auditu.

Časové rozvržení auditu lze editovat. Délka není omezena (memo pole).

Použité metody auditu:

Označení metod použitých při auditu. Lze označit libovolnou kombinaci níže vyjmenovaných možností:

- provádění pohovorů

- pozorování prováděné práce

- vzorkování

- provádění přezkoumání dokumentů

- vyplňování kontrolních seznamů a dotazníků

Pro metodu "vyplňování kontrolních seznamů a dotazníků" lze dále buď vybrat dotazník (pomocí tlačítka "Dotazník" - vybírá se dokument ze skupiny "Dotazníky") anebo zadat název dotazníku (v textovém poli pod tlačítkem "Dotazník"). Tlačítkem "D" za názvem dotazníku si můžete text vybraného dotazníku zobrazit (pomocí dialogu pro práci s dokumenty).

Vedoucí auditor

Jméno vedoucího auditora.

Jméno vedoucího auditora lze editovat. Maximální délka je 50 znaků.

Auditorský tým

Seznam členů auditorského týmu. (volný text).

Seznam členů auditorského týmu lze editovat. Délka není omezena (memo pole).

Odpovědní pracovníci

Lze vybrat až tři pracovníky (z agendy pracovníků laboratoře), kteří za audit odpovídají.

- tlačítko pro výběr prvního odpovědného pracovníka z agendy pracovníků laboratoře. Za tlačítkem následuje textové pole (modře podbarvené), ve kterém se zobrazí jméno vybraného prvního odpovědného pracovníka. Pomocí tlačítka lze výběr prvního odpovědného pracovníka zrušit.

Pro výběr druhého, resp. třetího odpovědného pracovníka jsou analogicky určena tlačítka a titulky "2" a "3".

tlačítko "Odeslat" se objeví pouze, pokud je zapnuto elektronické řízení záznamů (EŘZ). Po kliknutí na něj se objeví dialog, pomocí kterého můžete vedoucímu laboratoře a manažeru kvality poslat požadavek na schválení plánu auditu

Plán auditu schválili

Údaje o schválení plánu auditu manažerem kvality a vedoucím laboratoře

tlačítko "Manažer kvality" je určeno k výběru manažera kvality (z agendy pracovníků laboratoře), který plán auditu schválil. Pokud není jméno manažera kvality dosud vybráno, bude při výběru nabídnuto jméno, které je vyplněno v agendě "Základní údaje o laboratoři".Za tlačítkem následuje textové pole (modře podbarvené), ve kterém se zobrazí jméno vybraného manažera kvality. Pomocí tlačítka lze výběr manažera kvality zrušit.

datum schválení - datum, kdy manažer kvality schválil plán auditu. Datum lze editovat

tlačítko "Vedoucí lab." je určeno k výběru vedoucího laboratoře (z agendy pracovníků laboratoře), který plán auditu schválil. Pokud není jméno vedoucího laboratoře dosud vybráno, bude při výběru nabídnuto jméno, které je vyplněno v agendě "Základní údaje o laboratoři".Za tlačítkem následuje textové pole (modře podbarvené), ve kterém se zobrazí jméno vybraného vedoucího laboratoře. Pomocí tlačítka lze výběr vedoucího laboratoře zrušit.

datum schválení - datum, kdy vedoucí laboratoře schválil plán auditu. Datum lze editovat

Pohybová tlačítka - viz Dialogy programu SLP

Help - tlačítko pro vyvolání nápovědy k dialogu

Třídění - tlačítko pro zobrazení dialogu pro třídění a hledání.

Lze zvolit setřídění podle

• Čísla auditu

• Druhu auditu

• Data auditu

Do pole pro hledanou hodnotu lze zadat počáteční část hledaného řetězce.

Po stisknutí tlačítka "Hledat" bude přepnuto třídění záznamů dle vaší volby. Pokud byl vyplněn hledaný řetězec, bude nalezen první záznam, který odpovídá hledanému řetězci a dialog Třídění a hledání bude ukončen. Nebyl-li žádný takový záznam nalezen, objeví se hláška "Nenalezeno" a dialog pro Třídění a hledání nebude ukončen. Lze změnit hledaný řetězec a hledání opakovat, nebo tlačítkem Storno dialog ukončit.

Po stisknutí tlačítka "Storno" bude dialog Třídění a hledání ukončen bez změny pořadí a bez případného hledání dle hledaného řetězce.

(tisk) - zobrazí dialog pro tisk aktuálního auditu. Tiskovou sestavu lze zobrazit na monitoru (volba Preview), nebo vytisknout (volba Na tiskárnu).

ukázka tiskové sestavy:

(tisk2) - alternativní tvar předchozí tiskové sestavy. Tisková sestava je shodná s předchozí tiskovou sestavou. Pouze na začátku tiskové sestavy jsou vloženy indentifikační údaje z agendy "Základní údaje o laboratoři, nemocnici".

Ukázka začátku tiskové sestavy:

Uložit - tlačítko pro průběžné uložení změn provedených v aktuálním auditu.

Přidání - tlačítko pro přidání nového auditu Při přidání lze použít aktuální audit jako vzor pro přidání nového auditu

Pokud odpovíte "Ano", bude do nově přidaného záznamu o auditu přenesen obsah záložky "Plán auditu" z aktuálního záznamu o auditu.

Výmaz - tlačítko pro výmaz aktuálního auditu.

Návrat - ukončení dialogu pro práci s audity. Došlo-li od posledního uložení ke změně v definici aktuálního auditu, objeví se dotaz na uložení změn.

Popis záložky Zjištění z auditu

Všechny údaje v záložce Zjištění z auditu spravují uživatelé programu SLP s přístupovými právy SLC nebo SLD. Mohou editovat údaje na této záložce, přidávat nové audity a mazat stávající.

První sloupec (bez titulku) - příznak, zda je zjištění ukončeno

Číslo auditu

Číslo auditu, které bylo zadáno z záložce "Plán auditu". Zde zobrazené číslo auditu nelze editovat.

Skutečné datum provedení auditu - datum, kdy opravdu audit proběhl. Může se lišit od plánovaného data auditu (záložka "Plán auditu"). Pokud audit neproběhl v jeden den, lze zadat počáteční a koncové datum období, ve kterém audit proběhl.

Skutečné datum provedení auditu lze editovat.

Nalezená zjištění

Seznam zjištění, která byla nalezena během auditu. K jednotlivým zjištěním lze založit nápravné nebo preventivní opatření.

Údaje v seznamu nelze editovat. Pro práci se seznamem slouží tlačítka "Přidání", "Oprava" a "Výmaz" nalevo od seznamu zjištění. Lze ale ke zjištění připojit externí soubory - pomocí tlačítka s titulkem "X" v předposledním sloupci seznamu zjištění.

Poznámka:

Ve sloupci s titulkem "P" je zobrazen počet externích souborů, které jsou připojeny k jednotlivým zjištěním v seznamu.

tlačítko "Přidání" je určeno pro přidání dalšího zjištění pro aktuální audit.

Lze zadat pořadové číslo zjištění, podrobný popis zjištění, vybrat klasifikaci zjištění (z číselníku Audit - zjištění).

Dále lze vybrat nebo založit nápravné nebo preventivní opatření, které se váže k tomuto zjištění. Ke zjištění lze též přidat informaci, že zjištění je ukončeno a případně ke zjištění připojit poznámku.

Tlačítkem "OK" přidáte nově nadefinované zjištění do seznamu zjištění pro aktuální audit. Tlačítkem "Storno" stornujete přidání nového zjištění.

tlačítko "Oprava" je určeno pro editaci aktuálního zjištění ze seznamu zjištění. Vzhled dialogu je stejný jako při přidání nového zjištění.

tlačítko "Výmaz" je určeno k vymazání aktuálního zjištění ze seznamu. Po jeho stisknutí se objeví dotaz

Po odpovědi "Ano" bude aktuální zjištění vymazáno. Případné nápravné nebo preventivní opatření, na které záznam odkazoval, vymazáno nebude.

Vyjádření auditovaného pracoviště

Vyjádření auditovaného pracoviště lze editovat. Délka není omezena (memo pole).

Závěr auditu

Závěr auditu lze editovat. Délka není omezena (memo pole).

Závěr auditu schválili

Údaje o schválení závěru auditu manažerem kvality a vedoucím laboratoře

tlačítko "Manažer kvality" je určeno k výběru manažera kvality (z agendy pracovníků laboratoře), který závěr auditu schválil. Pokud není jméno manažera kvality dosud vybráno, bude při výběru nabídnuto jméno, které je vyplněno v agendě "Základní údaje o laboratoři".Za tlačítkem následuje textové pole (modře podbarvené), ve kterém se zobrazí jméno vybraného manažera kvality. Pomocí tlačítka lze výběr manažera kvality zrušit.

datum schválení - datum, kdy manažer kvality schválil závěr auditu. Datum lze editovat

tlačítko "Vedoucí lab." je určeno k výběru vedoucího laboratoře (z agendy pracovníků laboratoře), který závěr auditu schválil. Pokud není jméno vedoucího laboratoře dosud vybráno, bude při výběru nabídnuto jméno, které je vyplněno v agendě "Základní údaje o laboratoři".Za tlačítkem následuje textové pole (modře podbarvené), ve kterém se zobrazí jméno vybraného vedoucího laboratoře. Pomocí tlačítka lze výběr vedoucího laboratoře zrušit.

datum schválení - datum, kdy vedoucí laboratoře schválil závěr auditu. Datum lze editovat

Popis pohybových tlačítek, tlačítek Help, Třídění, "Tisk auditu", Uložit, Přidání, Výmaz a Návrat - viz Popis záložky Plán auditu.

Popis záložky Seznam

Záložka Seznam zobrazuje seznam všech auditů. V záložce Seznam nelze žádné údaje opravovat. Seznam e tříděn sestupně podle data auditu..

Ve sloupcích seznamu jsou zobrazeny údaje o auditech (obecné informace o práci se záložkou Seznam - viz Dialogy programu SLP).

Popis obsahu jednotlivých sloupců:

Číslo auditu

Kliknutím na hlavičku sloupce lze setřídit seznam auditů dle čísla auditu.

Druh auditu

Kliknutím na hlavičku sloupce lze setřídit seznam auditů dle druhu auditu.

Datum auditu

Kliknutím na hlavičku sloupce lze setřídit seznam sestupně dle data auditu.

Poznámka:

Pokud audit neproběhl v jeden den, bude ve sloupci počáteční a koncové datum období, ve kterém audit proběhl. Třídění se provádí podle počátečního data auditu.

Auditor

Jméno vedoucího auditora

Odpovědný pracovník

Jméno prvního odpovědného pracovníka (viz záložka "Plán auditu").

Schv.manažer

Datum, kdy manažer kvality schválil zjištění z auditu.

Schv.vedoucí

Datum, kdy vedoucí laboratoře schválil zjištění z auditu.

Popis tlačítek Help, Třídění, Přidání a Výmaz - viz Popis záložky "Plán auditu".

(tisk) - tisk seznamu všech auditů.

Tiskovou sestavu lze zobrazit na monitoru (volba Preview), nebo vytisknout (volba Na tiskárnu).Další možností je údaje o auditech uložit do excelové tabulky a z té si pak následně vytvořit tiskovou sestavu podle vašich požadavků (volba typu tisku "Do tabulky v Excelu).

• Do tabulky v Excelu - bude vytvořena tabulka pro Excel. Každý řádek vytvořeného XLS souboru bude obsahovat údaje o jednom auditu v rozsahu stejném jako níže uvedená ukázka tiskové sestavy. Vytvořená tabulka pro Excel bude uložena do adresáře TEXTY programu SLP. Soubor se bude jmenovat "TISKDDDDDDTTTTTT.XLS, kde

DDDDDDDD je aktuální datum ve tvaru RRRRMMDD (rok, měsíc, den)

TTTTTT je aktuální čas ve tvaru HHMMSS (hodina, minuta, sekunda)

Ukázka části tiskové sestavy:

Návrat - ukončení dialogu pro práci se seznamem auditů.