Elektronické řízení záznamů (EŘZ)

Viz též:

EŘZ - stručný popis

Elektronické řízení záznamů je rozšířením elektronického řízení dokumentace (EŘD) o automatizaci některých činností pří práci s agendami SLP. Lze jej používat pouze, pokud současně používáte EŘD.

Pro autory, kteří aktualizují jednotlivé agendy SLP, přináší nástroje pro sledování lhůt a termínů pro jednotlivé akce (např. hodnocení dodavatelů) a pro spolupráci s jinými autory v rámci některých procesů (např. řešení neshod).

V SLP, dialogu počátečním nastavení systému, je možné nastavit, zda si uživatel (ve smyslu laboratoř) přeje používat elektronické řízení záznamů (pokud je již nastaven příznak pro používání EŘD). Pokud si příznak nenastaví, v programu se žádná změna se v SLP neprojeví. Pokud je příznak nastaven projeví se volby pro EŘZ jako rozšíření nástrojů pro EŘD.

Po přihlášení se uživateli SLP objeví upozornění na požadavky, které by si měl v rámci EŘZ zpracovat (to, zda se upozornění objeví, lze ovlivnit přepínačem v počátečním nastavení systému, záložce EŘD - 2. volba). Bude si moci zobrazit seznam jemu určených požadavků a požadavky zpracovat.

V menu SLP se volby pro EŘZ objeví v menu "Dokumenty a text", submenu - "Elektronické řízení dokumentace a EŘZ". Jsou přidány do dialogu "Elektronické řízení dokumentace". Pro správce dokumentace je navíc v menu přidána volba "EŘZ - požadavky, které byly vytvořeny pro autory". Pomocí této volby může sledovat proces vyřizování požadavků vzniklých v průběhu EŘZ a aktivně do něj zasahovat.

Dialog pro elektronické řízení dokumentace a EŘZ lze zařadit i do dialogů pro jednoduchou verzi SLP.

Všechny záznamy vzniklé v procesu elektronického řízení dokumentace jsou trvale evidovány..

Poznámka:

Na rozdíl od EŘD systém EŘZ není těsně provázán s jednotlivými agendami. Pokud se např. v EŘZ objeví požadavek na hodnocení dodavatele, vy požadavek obdržíte, zpracujete jej pomocí dialogu pro EŘZ a zpracování pak v následném dotazu potvrdíte, bude požadavek označen jako zpracovaný a nadále vás nebude "otravovat". Pokud ale nepoužijete dialog EŘZ a hodnocení vytvoříte přímo v agendě dodavatelů, zůstane požadavek v EŘZ nadále jako nezpracovaný. Aby zmizel ze seznamu požadavků v EŘZ, musíte jej zpracovat v rámci EŘZ (použít tlačítko "Zpracování" a následně potvrdit, že požadavek byl zpracován).

Poznámka 2:

V menu "Dokumenty a texty" -> "Elektronické řízení dokumentace a EŘZ" najdete volbu "EŘZ - uzavření již neaktuálních nebo vyřízených požadavků". Volba je určena pro správce dokumentace. Projde všechny dosud neuzavřené automaticky vytvářené požadavky EŘZ (agendy "Pracovníci laboratoře", "Přístrojová technika", "Dodavatelé", "Výrobci", "Servisní firmy", "Smluvní laboratoře", "EHK") a vyhodnotí, zda jsou požadavky již splněny a zda jsou ještě aktuální. Již splněné nebo neaktuální požadavky budou uzavřeny.