Elektronické řízení dokumentace (EŘD)

Viz též:

Elektronické řízení dokumentace je nový styl práce s dokumenty SLP, který cíleně zpřístupňuje uživatelům dokumenty SLP a seznamuje je se změnami. Dokumenty jsou k dispozici v elektronické podobě, čímž se minimalizuje potřeba dokumenty tisknout.

Pro autory dokumentů zavádí pravidla do procesu kontroly a schvalování dokumentů a kontrol a schvalování změn a revizí dokumentů.

V SLP je možné nastavit, zda si uživatel (ve smyslu laboratoř) přeje používat elektronické řízení dokumentace. Pokud si příznak nenastaví, v programu se žádná změna se v SLP neprojeví.

Při nastavení příznaku se v programu objeví nové možnosti pro elektronické řízení dokumentace (EŘD). Použití EŘD je úzce svázáno s využitím agendy pracovníků laboratoře. Při startu programu se pro EŘD změní přihlašovací dialog - místo autora se vybírá uživatel SLP (seznam uživatelů je spojením seznamu pracovníků laboratoře a seznamu autorů)

Po přihlášení se uživateli SLP objeví upozornění na dokumenty, které by si měl přečíst a jejich přečtení potvrdit. (to, zda se upozornění objeví, lze ovlivnit přepínačem v počátečním nastavení systému). Bude si moci zobrazit seznam dokumentů ke čtení, dokumenty si přečíst a potvrdit jejich přečtení.

Pokud uživatel SLP patří zároveň mezi autory dokumentů, objeví se mu rovněž upozornění na požadavky, které by měl nějakým způsobem zpracovat (kontrola, schválení; kontrola změny, schválení změny; ..., schválení revize). Může si zobrazit seznam požadavků ke zpracování a provést příslušnou akci. Výsledkem akce bude nastavení jejího provedení u dokumentu a zároveň může být dokument předán někomu jinému do další fáze, případně odeslán pracovníkům laboratoře k přečtení.

Při práci s dokumenty nenastává pro uživatele SLP žádná změna. Pouze, pokud je nastaveno, že se nemá tisknout nebo i zobrazit rozdělovník, neobjeví se rozdělovník na titulní stránce tisku dokumentu, případně ani v dialogu pro práci s dokumenty.

Pro autory přibývají nové možnosti, které jsou závislé na fázi zpracování dokumentu - odeslání dokumentu ke kontrole, schválení, změny ke kontrole, ..., revize ke schválení. Tyto akce se budou nabízet v závislosti na stavu dokumentu.

V menu pro práci s dokumenty je nové submenu - "Elektronické řízení dokumentace" (EŘD). První volba v něm je "Elektronické řízení dokumentace". Je přístupná všem uživatelům SLP a najdou tu své dokumenty a požadavky. Ostatní volby v submenu - "Elektronické řízení dokumentace" jsou již určeny pouze pro správce dokumentace. Pomocí těchto voleb může sledovat proces vyřizování požadavků vzniklých v průběhu elektronického řízení dokumentace a aktivně do něj zasahovat. Má k dispozici nástroj pro hromadné nastavení rolí autorů v průběhu životního cyklu dokumentů a dále vytváří a udržuje skupiny uživatelů SLP a skupiny dokumentů.

Dialog pro elektronické řízení dokumentace lze zařadit i do dialogů pro jednoduchou verzi SLP.

Všechny záznamy vzniklé v procesu elektronického řízení dokumentace jsou trvale evidovány..

Poznámka:

Systém umožňuje pro autory "hybridní" způsob práce. Nadále mohou jednotlivé úkony s dokumenty provádět dosavadním způsobem (např. nastavení stavu dokumentu, zápis o kontrole změny v dialogu pro popis změny). Mohou použít i nový způsob práce pomocí EŘD. I pokud bude odeslán požadavek na kontrolu dokumentu pomocí EŘD, lze zadat kontrolu pomocí stavového dialogu pro dokument. Pak se záznam EŘD nesmaže, ale nastaví se v něm příznak "vyřízeno" spolu s informací, že dok. byl zkontrolován pomocí stavového dialogu.